Tänapäeval on võimatu mõelda projektile ilma aruandeta. Tegelikult peavad mõned projektid koostama oma elutsükli jooksul mitu aruannet. Teie projektid ja kliendid võivad vajada teid erinevat tüüpi aruannete loomiseks, kuid kõik aruanded peaksid olema sisutihedad ja kergesti arusaadavad.
Sellest artiklist saate teada, kuidas koostada lõppenud või poolelioleva projekti kohta tõhus aruanne.
1. Selged ja ülevaatlikud ajatabelid
Teie projektiaruannetes peaksid olema ajatabelid. See peab olema lühike, kuid see peaks sisaldama ka kogu vajalikku teavet, et adressaadid saaksid sellest ühe pilguga hõlpsasti aru.
Parem on koostada iganädalane ajatabel ja vajadusel teha seda iga kahe nädala või kuu tagant. Tööajatabelid peaksid sisaldama ressursi nime, ülesande nime, kuupäeva, nädalapäeva, sisselogimisaega, väljalogimisaega ja töötunde kokku.
Selle asemel, et kõik andmed arvutustabelisse käsitsi sisestada, saate seda teha kasutage mis tahes ajatabeli rakendust, näiteks Timely. Siin saate sisestada oma tööajad, ülesannete nimed jne. Seejärel loob tööriist automaatselt ajatabeli aruanded.
2. Üksikasjalik kuluaruanne
Täielik kuluaruanne pole oluline ainult kliendi jaoks. Samuti on teie meeskonnale kasulik jälgida projekti elutsükli jooksul eelarvet ja tegelikke kulusid.
Kuluaruanne peaks sisaldama eset või teenust, selle kogust, kauba väärtust, hinnangulist eelarvet, maksumust ja saldot. Kui mõni meeskonnaliige soovib projekti jaoks teenust või toodet osta, paluge tal saata sarnane kuluaruanne.
Veenduge, et nad ostaksid selle kauba alles pärast teie nõusolekut ja esitaksid teile arve. Nii saad lisada andmed lõplikku kuluaruandesse ja vältida kulu eelarvet ületamast.
3. Põhjalikud projekti staatused
Kui koostate projekti kohta aruannet, peaks see selgelt edastama projekti oleku. Projekti olek ei tähenda töö edenemise hetkeseisu. See peaks sisaldama ka muid andmeid, nagu erinevus planeeritud ja tegeliku ajakava vahel, erinevused hinnangulise ja tegeliku maksumuse vahel, järelejäänud ülesanded, hilinenud tähtaeg (kui on), võimalikud riskid ja probleemid ning nii edasi.
Peaksite looma põhjaliku aruande, mis sisaldab olekut kõigist võimalikest vaatenurkadest. Asana universaalne aruandlus funktsioon aitab koostada projekti olekuaruandeid erineva ulatuse ja nurga alt.
4. Ressursside jaotus
Tööülesannete jaotamise aruannet koostades veenduge, et see aitaks teistel kontrollida ressursside saadavust ja vajadusel ülesandeid delegeerida. Esitage jaotus selle kohta, mitu tundi iga ressurss sellistes aruannetes igale ülesandele kulutab.
See aitab juhtidel ja kolleegidel teada, milline meeskonnaliige on hõivatud ja kellel on vaba aega. Saate hõlpsasti andmeid koostada ja aruandes kasutada tulevaste ressursside planeerimise tööriistade abil Hõbeämber.
Seotud: Parimad tööriistad ja näpunäited ülesannete tõhusaks delegeerimiseks
5. Visualiseerige võimsuse kasutust
Tõenäoliselt lisate projekti ressursside kasutamise aruande. Peate eraldama arveldatava kasutuse ressursside kogukasutusest. Seetõttu on ülioluline luua iga andmete jaoks eraldi veerud.
Võite lisada ka ressursside nimetuse ja individuaalse kasutuse koos meeskonnapõhise kasutamisega. Samuti võite võtta aega, et premeerida ja tunnustada parimate ressursside kasutamise edu.
6. Eeldatavad ja tegelikud riskid
Riskianalüüs on projektijuhtimise lahutamatu osa. Seetõttu peaksite riskianalüüsi andmeid täpselt visualiseerima. Võib-olla olete projekti kavandades mõelnud riskidele. Projekti edenedes aga riskianalüüs muutub. Projektiaruande koostamisel mainige kõiki tajutavaid ja tegelikke riske.
Teie riskiaruandlus peaks sisaldama ülevaadet eeldatavatest riskidest, millele järgneb kõik riskid, mida projekt on aruandekuupäevani kogenud. Samuti on oluline mainida kõiki riskiprofiili muudatusi, mille teie või teie meeskond on projekti edenemise ajal tuvastanud.
7. Projekti portfelli analüüs
Kui juhite korraga mitut projekti ja peate oma portfelli analüüsimiseks koostama aruande, peate olema ettevaatlik. Esiteks otsige armatuurlauda, kus loetlete hõlpsaks visualiseerimiseks kõik projektinimed paksus kirjas.
Armatuurlaud peaks sisaldama ka projektide kokkuvõtet, nagu verstapostid, tähtaeg, praegune edenemine, eelarve vs. kulu ja ressursside jaotamine. Andmete ühes kohas visualiseerimiseks saate kasutada ka erinevaid graafikuid. Hiljem saate luua iga projekti jaoks eraldi jaotised ja neid eraldi analüüsida.
Seal on mõned tugevad projektiportfelli haldamise tööriistad turul saadaval. Professionaalsete ja kõikehõlmavate aruannete koostamiseks saate valida mis tahes neist parimatest tööriistadest.
8. Andmete ja märgistamise konventsioon
Teie projektiaruanded peaksid sisaldama standardset andmete ja siltide tava. Kui soovite luua oma organisatsiooni jaoks aruande, järgige organisatsiooni tava. Kui loote seda kliendi jaoks, võiksite temaga arutada, kuidas neile aruandes esitatud teave meeldiks.
Samuti kasutage aruandes lühikesi ja täpseid silte, et igaüks saaks raskusteta aru. Lisaks proovige järgida kohalikke kellaaja ja kuupäeva standardeid. Kui töötate Ühendkuningriigis asuvas USA-s asuvas organisatsioonis, oleks USA kuupäevakonventsioonide kasutamine ideaalne.
9. Interaktiivsed diagrammid ja graafikud
Olenemata sellest, millist tüüpi aruannet kavatsete koostada, on vaatajaskonna jaoks interaktiivsed graafikud kasulikumad. Arvulisi andmeid täis read ja veerud võivad muuta inimesed huvituks. Selle asemel looge diagramme ja graafikuid, mis näitavad lisaandmeid, kui keegi viib hiirekursori graafiku kohale.
Aruannetes saate kasutada erinevaid graafikuid ja diagramme. Nende hulgas on kõige levinumad sektordiagrammid, joondiagrammid ja tulpdiagrammid. Sõltuvalt andmetüübist peate hõlpsaks visualiseerimiseks valima diagrammi või diagrammi.
10. Tagasiside jaotis
Iga projektiaruanne annaks positiivset või negatiivset tagasisidet. Kõik projektiaruanded peaksid sisaldama jaotist, kus kliendid või juhid saavad anda oma tagasisidet. Pärast aruannete läbivaatamist saab publik anda selles jaotises oma tagasisidet ja ettepanekuid.
Seega ei pea te eraldi tagasisidet küsima. See näitab ka, et olete valmis teadma oma piiranguid ja tegema parandusi. Soovitusi saate hiljem oma projekti töövoos rakendada.
Alustage projektiaruande koostamist
Edukas esitlus sõltub sellest, kuidas te vaatajate jaoks aruande koostate. Aruande koostamisel pidage silmas ülalnimetatud punkte, et koostada tõhusaid projektiaruandeid.
Võib-olla soovite kasutada ka tugevat andmete visualiseerimise tööriista, et esitada aruandeid professionaalselt koos loovuse puudutusega.
Kas soovite oma vaatajaskonnale muljet avaldada praktiliste andmete ja veenvate visualisatsioonidega? Vaadake neid Google Data Studio funktsioone.
Loe edasi
- Tootlikkus
- Äritehnoloogia
- Projekti juht
- Koostöötööriistad
- Kirjutamisnõuanded
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast märkimisväärse kogemuse omandamist tehnoloogia, rahanduse ja ärivaldkonnas protsesse oma eelmises töökohas IT konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga erialaks kirjutamise. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnikauudistest, armastab ta mängida Splinter Celli ja vaadata Netflixi/Prime Videot.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin
