Kas teadsite, et kui valdate projekti eesmärgi avalduse (PPS) kujundamise kunsti, läheb see maksma vähem füüsilist, vaimset ja emotsionaalset pingutust? See pole veel kõik. Vaid mõne reguleerimise ja tassi kohviga saate muuta oma PPS-i teekonna edukaks.
Kui kasutate PPS-i õppimiseks ja mõistmiseks õiget lähenemisviisi, võite aasta jooksul oma enesehinnangut rohkem kui kahekordistada.
Kas te ei sooviks lugeda, et saada lisateavet selle kohta, miks teil on vaja projekti eesmärgi avaldust ja mõningaid näpunäiteid järjepidevate ja rakendatavate aruannete kirjutamiseks? Hakkame minema.
Mis on projekti eesmärgi avaldus?
Projekti eesmärgi avaldused (PPS) on hästi liigendatud kavandid, mis on loodud meeskondadele ette valmistama, ergutama ja juhendama reaalajas projekti elluviimise tegevuskava. PPS esitab konkreetset teavet selle kohta, kuidas, mida, millal ja miks projektid käivad välja nii, nagu nad lähevad.
Teie eesmärgi avaldus on ka teie projektiplaan. Eduka tulemuse saavutamiseks määrab see teie projekti üldised ja spetsiifilised nõuded. Hästi kirjutatud PPS tõstab teie projekti varjatud ja varjatud üksikasjad selgelt esile. See aitab vältida võimalikke arusaamatusi, väärititõlgendusi või väärarvamusi.
Miks on teil vaja projekti eesmärgi avaldus?
Eduka projekti juurutamine võib olla libeda tee kogemus, kuna meeskonnad võivad projekti ulatuse dilemma tõttu rabada. Kuid selleks, et projekt oma eesmärgi(d) õigeaegselt saavutaks, on oluline igas punktis kindlaks teha teatud verstapostid. Siin on abiks projekti eesmärgi avaldus.
Põhjalik PPS peaks muu hulgas aitama teil ja teie meeskonnal vältida projekti viivitusi. Sarnaselt projektiettepanekuga mis võtab kokku teie projekti kõik aspektid, toimib see ka platvormina oluliste projektijuhiste range järgimiseks. See aitab teie meeskonnal kindlasti tähtaegadest kinni pidada ja teostatavad tegevused jäävad ettenähtud eelarve piiresse.
5 parimat näpunäidet tapjaprojekti eesmärgiavalduse kirjutamiseks
Ei saa ülehinnata vajadust töötada välja strateegia, mille alusel saaksite edukalt kirjutada usaldusväärse ja teostatava PPS-i. Kahtluste vältimiseks on siin mõned kasulikud näpunäited, mis aitavad teil järgmise PPS-i koostada.
1. Eesmärgi avaldus
Mis on teie projekti eesmärk? Mis on selle ettevõtmise motivatsioon? Mis on teie projekti eesmärk? Nendele küsimustele vastamine aitab teil tuvastada teie eesmärgi avalduse unikaalsust ja seda, kuidas see vastab teie projekti eesmärkidele.
Igal projektil peaks olema eesmärgi avaldus, mida jagatakse kogu meeskonnaga. See peaks meeskonnaliikmetele vastukaja andma, et nad saaksid ideest osa võtta.
Projekti planeerimise iga etapp peaks toetama projekti eesmärke ja eesmärke tervikuna. See on valdkond, kus huvirühmadele tuletatakse meelde projekti eesmärki ja eesmärke. See peaks olema projektide tulemuste pidev osa peamiste sidusrühmade kohtumiste ajal.
Peate neid kohustusi eesmärgi avalduse kavandamisel ja ajakava koostamisel meeles pidama. Samuti püüdke lisada liikmetele määratud ülesanded iga projekti väljundi täitmiseks. Ja seda seetõttu, et te ei saa projekti isoleeritult läbi viia. Teie edu püüdlus sõltub suuresti meeskonna panusest, et edu oleks järjepidev.
2. Eesmärgid
Tipptasemel projektiaruanne on teie kollektiivsete eesmärkide saavutamise aluseks. Projekti eesmärgi vastavusse viimine oma eesmärkidega soodustab järjepidevuse tunnet. Lõppkokkuvõttes on see tahtlikult kooskõlas projekti eesmärkide kasumlikkusega.
Teades oma eesmärke algusest peale, saate selgema pildi lõppsihtkohta jõudmiseks vajalikest tegevustest. Saate hõlpsasti aru saada, kui olete teelt kõrvale kaldunud, kui teie tegevused ei vasta teie eesmärkidele.
Eesmärgid tagavad ka projekti kvaliteedi ja tööstandardi, mis on vajalik teie ja teie meeskonna ülesannete täitmiseks kogu projekti säilivusaja jooksul. See hõlmab järelevalve- ja koordineerimiskohustusi. Siiski on oma eesmärkide teadvustamisel kõige parem kasutada SMART lähenemine: konkreetne, mõõdetav, saavutatav, asjakohane ja ajaline.
3. Ulatus
Oluline on täpselt kirjeldada, mis on PPS-i osa ja mis ei kuulu sellesse. Teie loendi moodustamise kontseptsiooni nimetatakse ka projekti ulatuseks.
PPS-i ulatuse määratlemine aitab teil keskenduda olulisele. Püüdes olla üksikasjalik, kipute näksima rohkem, kui suudate närida. Nii toimides vesitate oma PPS-i ebaolulise teabega.
Projektis sisalduvad esemed loovad tugeva aluse tulevastele projektidele. Tahad, et vundament oleks võimalikult tugev. Ulatuse avaldus peaks sisaldama võimalikult palju teavet projekti ulatuse kohta.
4. Mälu testimise tasku
Teie tehtav töö muutub kuude või aastate jooksul ja siin tuleb mängu mälutest. Peamine idee on ikkagi oma projekti eesmärgi põhiideed jäädvustada. Sügavale kaevamine peaks teie ja teie meeskonna jaoks kõlama viisil, mis on kooskõlas teie põhiväärtustega.
Pidage meeles, et teie projekti eesmärgi avaldus on põhiliselt teie kui üksikisiku või organisatsiooni selgroog. Lõppkokkuvõttes aitab see juhtida teie strateegiat õigete talentide ligimeelitamisel ja annab ka teie pingutustele tähenduse.
Muutke oma PPS-ideed meeldejäävaks storyboardi rakendustega et aidata teie meeskonnal paremini mõista, mida te silmas peate, ja jätta neile püsiv mulje.
5. Valikute paindlikkus
Teie projekti planeerimise avaldus peaks algama keskendumisega kokkulepitud ülesannetele, mis on vajalikud lühiajaliste eesmärkide saavutamiseks igas etapis. Projekti vahe-eesmärkide saavutamise praktilisus peaks jaotuma ühtlaselt, kusjuures iga verstaposti vahel ei tohi vaheaega olla rohkem kui viis kuni kuus nädalat.
Sel viisil plaanide koostamine pole mitte ainult kasulik, vaid hoiab ka projekti eesmärgiprotsessi praeguse tegelikkuse alusel, selle asemel, et koostada futuristlike kaalutluste jaoks üksikasjalikke ajakavasid.
Lühidalt öeldes on see lähenemine üsna hõlpsasti juhitav ning oma olemuselt etteaimatav ja piisavalt paindlik, et kohaneda projekti muutuvate oludega. Saate kasutada projekti aruandlustööriistu jälgige oma tegevusi ja mõõtke oma edusamme.
Tehke üks samm korraga
Teil on kalduvus oma PPS-i jõupingutustega üle koormata, kuid te ei tohiks seda teha. Alustage kohe ühe või kahega. Proovige neid ja lisage rohkem, kui tunnete end mugavalt. Kui näete, kui lihtne see on, soovite kohe sisse sukelduda. Lõpuks loote selliseid projekte, millest olete lugenud või millest unistanud.
Ärge muretsege selle pärast, et olete täiuslik või rakendate kõike korraga. Valige lihtsalt üks või kaks oma lemmikpunkti ja olge nendega kooskõlas. Mis kõige tähtsam, ärge unustage keskenduda kõigile rõõmudele ja õnnestumistele, mis kaasnevad kannatlikkuse ja püsivusega.
Olenemata sellest, kas olete projektijuht või projektijuhtimismeeskonna liige, peate teadma levinumaid aruandetüüpe. Siin on mõned neist!
Loe edasi
- Tootlikkus
Chris Odogwu on pühendunud oma kirjutamise kaudu teadmiste edasiandmisele. Kirglik kirjanik on avatud koostööle, võrgustike loomisele ja muudele ärivõimalustele. Tal on magistrikraad massikommunikatsiooni alal (avalikud suhted ja reklaam) ja bakalaureusekraad massikommunikatsiooni alal.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin
