Kuidas läbi viia edukat projekti avakoosolekut

Projekti avakoosolekud on suurepärane võimalus viia kõik meeskonnaliikmed ühele lainele ja töötada ühise eesmärgi nimel. Seetõttu peaksid need olema hästi ette valmistatud ja läbimõeldud, sest need aitavad teil kliendiga peetud arutelust maksimumi võtta.

Selles artiklis jagame mõningaid näpunäiteid ja tööriistu, mis aitavad teil oma meeskonnaga edukat avakoosolekut pidada.

Mis on projekti avakoosolek?

Projekti avakoosolek on koht, kus projektijuht kohtub meeskonna ja mõnikord ka kliendiga, et tutvustada projekti eesmärke, selgitada, kuidas nendeni jõutakse, ja vaadata üle kõigi rollid. Tavaliselt peetakse seda uue projekti alguses, kuigi uute takistuste või küsimuste ilmnemisel võib olla asjakohane seda teha ka hiljem.

Seda tüüpi kohtumised aitavad teil uut projekti kindlal alusel alustada, andes selgelt teada, mida oodatakse, kuidas edusamme mõõdetakse ja millised lõksud võivad ees olla. Kokkuvõttes loob see suuna sujuvale projektikoostööle kõigi sidusrühmadega.

Projekti avakoosoleku pidamise eelised

Nagu eespool mainitud, on projekti avakoosolekud võimalus viia kõik vastavusse teie projekti visiooniga ja oma rollidega selles. Järgmised on mõned muud märkimisväärsed eelised edukast avakoosolekust:

• Projektid toimivad tõhusamalt, kui kõik meeskonnaliikmed mõistavad oma kohustusi.
• Algkohtumised näitavad teile, kui kaugel on teie meeskond projekti mõistmisel. See võib aidata teil tuvastada võimalikke probleeme, mis võivad teel tekkida.
• Algkohtumised aitavad luua teie ja teie kliendi vahelist suhtlust, kuna kõik saavad protsessi alguses võrdsetel alustel.
• Kui kõik on varakult ette planeeritud, väheneb muudatuste tõenäosus, mis võivad projekti hilisemal ajal põhjustada viivitusi.
• Teie kliendil on võimalus anda väärtuslikku tagasisidet ja ideid, enne kui läheb projekti elutsüklisse liiga kaugele.
• Edukas projekti avakoosolek suurendab tõenäosust, et eelarves ja ajakavas püsitakse.

5 näpunäidet eduka projekti avakoosoleku läbiviimiseks

Järgmised on mõned olulised sammud, mida teha projekti avakoosolekuks valmistumisel.

1. Looge oma päevakava

Teie päevakava annab koosolekule selge suuna, mida järgida, ja seepärast on ülioluline see koostada ja see enne avakoosolekut levitada. Päevakava ette planeerimine aitab teil keskenduda ja ülesandeid täita.

Saate kasutada märkmete tegemise rakendust nagu Evernote koosolekuplaani loomiseks, millele pääsevad juurde kõik liikmed. Võite alustada nullist või säästa aega, kasutades mõnda neist koosolekute mallid.

Lisage kõik asjakohased üksikasjad projekti kohta, kui olete alustanud, sealhulgas koosoleku kestus ja juhataja (projektijuht). Kuigi need sõltuvad konkreetsest projektist, mille kallal töötate, on siin mõned üldised ideed, mida kaaluda:

• Tervitused ja tutvustus
• Selge selgitus selle kohta, mida kavatsete avakohtumise ajal saavutada
• Projekti eesmärk
• Projekti skoop
• Aja ja eelarvega seotud piirangud
• Praegused teadaolevad riskid
• Saadetiste loend
• Avatud arutelu ja küsimused.

2. Kutsuge õigeid inimesi

Selles etapis soovite keskenduda kõigi peamiste sidusrühmade kutsumisele. Ent innukalt pall veerema saada võib tekkida kiusatus kutsuda kõik, kellel on projektiga midagi vähegi seotud. See võib teie koosolekut kahjustada, kuna suure rahvahulga haldamine on keerulisem. Peaksite kaasama ainult meeskonnaliikmeid, kellel on projektis oma roll (ja kes saavad anda väärtuslikku panust).

Saate kutsuda koosolekul osalejaid e-posti teel või, mis veelgi parem, kaudu sisekommunikatsiooni tööriist meeldib Lõõgastav. Selle tööriista abil saate luua kanali (rühma), mida kasutate koosoleku päevakava ja muude asjakohaste dokumentide jagamiseks, et kõik saaksid need enne koosolekut läbi vaadata.

3. Muutke koosolek interaktiivseks

Hoidke oma avakoosolek interaktiivne, pakkudes avatud platvormi ideede või ettepanekute avaldamiseks. Siin on eesmärk tagada, et kõik osaleksid koosolekul aktiivselt. Siin on paar ideed, mida saaksite teha:

• Grupi ajurünnakud: see toimib kõige paremini, kui mitmel meeskonnaliikmel on sarnane valdkond. Kõrval koos ideede jahtimine, saate kiiresti üksteise teadmistele tugineda ja töötada välja loomingulisi lahendusi, mis sillutavad teed edule.
• Juhtige kordamööda koosolekut: Kuigi on ideaalne, kui projektijuht juhiks avakoosolekut, võiksite juhatajaid vahelduda, et vältida inimeste tähelepanu kaotamist. See võimaldab igaühel juhtida koosoleku päevakava konkreetseid aspekte või teha esitlusi, mis võib samuti aidata meeskonnal end projektiga rohkem kaasata.
• Küsi tagasisidet: Kui esitate midagi uut, küsige osalejatelt, kas neil on selle kohta küsimusi, et kõik saaksid koosolekul sõna sekka öelda. Samuti võite kasutada seda võimalust, et avastada teisi mõtteid või muresid, mis neil võib olla et ebakindlus aja jooksul ei kogune – see on peamine frustratsiooni põhjus a projekt.

Need interaktiivsed tehnikad tagavad, et kõik teie sidusrühmad on avakoosolekul aktiivselt kaasatud.

4. Selgitage rolle ja kohustusi

Eeldusel, et kõik saavad kogu projektist aru ja kuidas nad sellesse sobivad, oleks järgmise sammuna määratleda nende rollid ja kohustused. Kasutage seda võimalust, et korrata varasemaid arutelusid selle üle, mida kõik üksteiselt ootavad. Võite kasutada veebitööriista nagu Asana luua kontrollnimekirju, et igaüks näeks, milliste ülesannete eest ta vastutab.

Alustuseks võite määrata tegevused, mis tuleb kokkulepitud tähtajaks täita, ja seejärel jagada need meeskonnaliikmete vahel. Järjesta need tegevused tähtsuse järjekorda, nii et kõige olulisemad ülesanded loetletakse esimesena. Nii saate tagada tähtaegadest kinnipidamise, ilma et peaksite inimesi liigselt pingutama.

5. Lisage koosoleku kokkuvõte oma sisemisse Wikisse

Kui koosolek on lõppenud, muutke oma märkmed hästi organiseeritud dokumendiks, et hõlbustada edasist kasutamist. Saate kasutada oma sisemine wiki võrguhoidlana, millele kõik projektis osalejad hõlpsasti juurde pääsevad.

Nii saate alati viidata koosoleku märkmetele, kui teil on küsimusi avaseansi ajal käsitletud asjade kohta. Samuti saate oma wikit kasutada värskenduste lisamiseks projekti elutsükli jooksul.

Määrake algava koosolekuga kogu projekti jaoks õige toon

Avakoosolek on iga projekti oluline samm, kuna see annab tooni kogu projekti elutsüklile ja juhatab kõiki asjaosalisi samas suunas.

Saate kasutada ülaltoodud näpunäiteid ja tööriistu, et tuua kõik sidusrühmad samale lehele ja sillutada teed produktiivsele töövoole.

6 lihtsat viisi koosolekute produktiivsemaks muutmiseks

Kui soovite teada, kuidas edukat meeskonnakoosolekut läbi viia, vaadake neid 6 olulist nõuannet, mida peaksite järgima.

Loe edasi

Autori kohta