6 ajahaldusnõuannet oma töökoormuse korraldamiseks

Töökohad, kus saate oma tegemiste üle autonoomsust, on suurepärased, kui teile ei meeldi, kui teile öeldakse, mida teha, ja need pakuvad palju rahulolu. Vabadusega kaasneb aga vajadus oma tööd ise organiseerida ja juhtida.

See nõuab aega ja ülesannete haldamise oskusi ning see ei pruugi olla iseenesestmõistetav. Vaatame mõningaid usaldusväärseid viise, kuidas oma võimeid selles valdkonnas tugevdada ja oma töökoormuse eest tõhusalt vastu võtta.

1. Harjutage kalendrit kasutama

Ainuüksi oma mälule toetumine oma ajakava jälgimiseks on avatud tohututele inimlikele vigadele. Lihtsaim viis head ajaplaneerimist on kasutada kõige jaoks kalendrit ja teha seda regulaarselt.

Saate kasutada palju digitaalse kalendri rakendusi, näiteks Väljavaade ja Google'i kalender. Lisaks saate valida Nädal, kui eelistate ülesandepõhist planeerijat.

Seotud: Kuidas oma Outlooki kalendrit värvidega kategoriseerida

Eesmärk on panna kalendrisse kõik, sealhulgas koosolekud, tööd ja sündmused ning põhimõtteliselt kõik, mida tead, et pead tegema. Kui teate midagi, mille võite unustada, sisestage see. Hea tava on täita oma kalender nii palju ette kui võimalik, nii et jäta selleks nädala alguses mõni aeg maha.

2. Korraldage oma meilid kaustadesse

Kõigi oma meilide postkastis hoidmine võib tekitada kaose, eriti kui teil on vaja hiljem leida oluline sissetulev meil. Selle probleemi lahendamiseks peaksite korraldama oma meilid asjakohastesse kaustadesse.

Loodavad kaustad peaksid vastama teie tööle ja rollile ning tegema need nii, et leiate kiiresti teavet. See võib hõlmata projektide kaustu, ettevõtte teadaandeid ja värskendusi, meeskonnaliikmeid, e-kirju, mida peate jälgima ja nii edasi.

Parem on vältida tööga seotud meilide kustutamist, sest isegi kui miski ei tundu praegu asjakohane, ei tähenda see, et see ei oleks ka tulevikus.

Sa ei pruugi kohe näha sellise suhtluse korraldamise kasulikkust, kuid pikemas perspektiivis aitab see sul oma töökoormuse üle kontrolli hoida.

3. Korraldage oma failidraiv

Miski ei kahjusta teie tootlikkust rohkem kui failidraiv, millel on sadu lahtisi faile. See muudab vajaliku leidmise keeruliseks ja üle jõu käivaks, mille tulemuseks on venitamine ja vältimine.

Nii nagu meilide puhul, on oluline ka failid kaustadesse paigutada, et saaksite oma tööga kursis olla. Sisuliselt ei tohiks teil olla faile, mis pole salvestatud spetsiaalsesse kausta.

Seotud: Tootlikud tööriistad keskendumise parandamiseks segavates kontorites

See ei muuda teid automaatselt töökoormuse haldamisel paremaks, kuid see aitab teil aega juhtida ja hoiab teid järjepidevana. Kas olete kunagi kuulnud ütlust "korras kodu on korras vaim"? Sama kehtib ka teie digitaalse tööruumi kohta!

4. Jälgige oma tööd

Iseseisvus tööl tähendab, et teilt oodatakse oma käimasolevate ülesannete jälgimist ja seda, kuidas see sobib laiema meeskonnatööga. Seetõttu on ütlematagi selge, et vajate selleks praktilist viisi.

Saate luua arvutustabeli, mis loetleb kogu teie töö edenemise alates klientidest, kellega töötate, kuni projekti planeerimiseni. Microsoft Excelil ja Google'i arvutustabelitel on palju malle, mida saate kasutada või saate ühe nullist luua. Ideaalis peaks teie arvutustabel andma teile ülevaate järgmistest asjadest:

• Mis on töö.
• Tähtajad.
• Edusammude näitajad.
• Sellega seotud ülesanded.

Teise võimalusena võite kasutada tööhaldustarkvara, näiteks Asana, mis teeb teie jaoks natukene organiseerimist. Pole tähtis, kuidas te oma tööd jälgite, kui olete oma töökoormuse eest ainuvastutav, on oluline, et teil oleks mingisugune visuaalne ülevaade.

Seotud: Asana häkid, mida peate teadma

5. Seadistage oma ülesanded tõhusalt prioriteediks

Kui keegi ei ütle teile, mida teha, peate välja mõtlema, millised ülesanded on teiste ees prioriteetsemad. Selle oskusega on inimestel sageli kõige raskusi, kuna see nõuab suurema pildi üle mõtlemist ja tulevaste tulemuste ettenägemist.

Õnneks on selleks mõned proovitud meetodid, mis aitavad teid. The Moskva meetod aitab teil korraldada ülesandeid nii, et need peavad olema, peaksid olema, võiksid olla ja ei pea olema. See on mitmetasandiline süsteem, mis võimaldab teil kindlaks teha, millised ülesanded on olulised ja millised mitte.

The Eisenhoweri maatriks on teine ​​meetod, mis liigitab teie ülesanded 2x2 ruudustikuks: kiireloomulised, olulised, mitte kiireloomulised ja mitteolulised. Seega, kui teie ülesanne langeb kasti Kiireloomuline/Tähtis, tähendab see, et peate selle kohe tegema. Kui see aga langeb lahtrisse Pole kiireloomuline/Pole oluline, võiksite seda ilmselt praegu ignoreerida.

6. Säästke korduvate ülesannete arvelt aega

Inimesed veedavad umbes 25% oma ajast tööl korduvate ülesannete täitmisel; see on tohutu osa ajast ja see on uskumatult ebaefektiivne. Need võivad olla meilid, mille saadate ja mille sisu on identne, või tekstiplokid, mille aruannetes välja kirjutate.

Hea uudis on see, et saate rutiinset tööd automatiseerida, kasutades Maagiline tekstilaiend Chrome'i laiendus. See on tasuta rakendus, mis võimaldab teil luua kuni 10 otseteed, selle asemel et sama teksti ikka ja jälle välja kirjutada.

Seotud: Igapäevased ülesanded, mida saate Zapieri abil automatiseerida

Otsetee päästikuks võib olla sümbolite ja tähtede kombinatsioon. Nende tippimisel loob see automaatselt kogu vajaliku teksti. Näiteks trükkimine #aruanne koostab täieliku skeletiaruande ja saate lihtsalt siseneda ja muuta asjakohaseid üksikasju.

Püsige oma töökoormusega kursis

Oma töökoormuse juhtimisel on väga lihtne muutuda organiseerimatuks ja teha vigu. Seetõttu on oluline tagada, et teil on selle minimeerimiseks kõik paigas.

Inimestena suudame oma ajju talletada ainult nii palju teavet, seega ärge koormake end sellega, et püüdke kõike meelde jätta. Siin uuritud näpunäiteid kasutades saate oma juhtumikoormust tõhusalt hallata ja aja jooksul muutub see teiseks.

4 digitaalse tahvli rakendust koostööks ja projektide planeerimiseks

Digitaalsed koostööplaadid on tee edasi, kuid millist neist peaksite kasutama? Siin on parimad rakendused koostööks ja projektide planeerimiseks.

Loe edasi

Autori kohta