Kuidas kasutada tahvlivaadet Microsoft 365 kalendris

Kõigil on mõnikord raskusi teabe leidmisega, isegi oma failisüsteemides ja rakendustes. Microsoft 365 veebikalender sisaldab sageli tähelepanuta jäetud tööriista, mis võib aidata.

Tahvelvaade võimaldab hallata oma ajakava ja ülesandeid ühes kohas, pääsedes samal ajal kiiresti juurde seotud failidele, märkmetele ja meeles pidada eesmärke. See täidab paljusid samu projektijuhtimisega seotud ülesandeid nagu Trello ja OmniFocus. Kuid inimestele, kes kasutavad Microsoft 365, võib see olla organisatsiooniline jõuallikas.

Kuidas kasutada lauavaadet Microsoft 365-s

Board View on saadaval Microsoft 365 veebis. Avage Outlooki kalender ja klõpsake mida tahes vaade sa kasutad (päev, nädal, kuu). Rippmenüü allosas näete juhatus.

Kliki Vaikimisi oma põhikalendri ja kõigi ülesannete kuvamiseks. Teise võimalusena võite klõpsata Uus juhatus konkreetsele projektile keskendunud tahvli loomiseks.

Tahvelvaade avab lõuendi, millel saate liikumiseks klõpsata. Saate sisse suumida nupuga Ctrl + ] ja välja, Ctrl + [. Board View pakub palju kiirklahve kiireks navigeerimiseks.

Lõuendi laadimisel näete tõenäoliselt eellaaditud vidinaid. Saate nende suurust muuta ja lõuendil ümber tõsta. Rohkemate vidinate lisamiseks klõpsake nuppu Lisa juhatusele üleval vasakul. Näete rippmenüüs järgmisi vidinaid.

• Kalender
• Märge
• Ülesannete nimekiri
• Kollektsioon
• Eesmärk
• Fail
• Link
• Ilm
• Kell
• Isik
• Asukoht

Klõpsake nendel vidinatel, et need lõuendile lisada. Vidina eemaldamiseks klõpsake nuppu kolm punkti selle ülaosas ja valige Eemaldage laualt.

Seotud: Parimad Trello võimsused teie meeskonna koostöö maksimeerimiseks

Igal tahvlivaate vidinal on projektijuhtimiseks oma kasutusvõimalused.

1. Kalender

Kalendri vidin võib tunduda iseenesestmõistetav. Saate vaateid muuta, et näha oma üldine päevakava, töönädal, nädal või kuu. Sügavam pilk paljastab täiendavaid kohandamisvõimalusi, mis väärivad märkimist.

Siin pole võimalik luua ainult konkreetse projekti jaoks kalender. Saate tellida kalendri väljaspool Microsoft 365 lingi kaudu või üles laadida kalendri .ics-failist.

Kaasaegse töö geograafiliselt hajutatud olemusele viidates on võimalik lisada rahvusvahelisi pühi erinevatest riikidest üle maailma. See on eriti kasulik planeerimisfunktsioon, mis tähendab, et Ameerika Ühendriikides töötavad töötajad ei pea enam üllatuma, kui avastavad, et nende Euroopa kolleegid on järjekordsel puhkusel jälle ametist lahkunud!

Saate lisada ka kalendreid jälgitavate telesaadete ja spordialade jaoks, kasulik otsustamaks, mis võiks olla vaatamist väärt.

2. Märge

Tahvlivaates loodud märkmed ilmuvad ka teie OneNote'i voos. Saate teha iga märkme teksti põhivormingu ja sisestada pildi. Iga noodi värvi muutmisega on võimalik oma tahvlit isegi pisut elavamaks muuta.

Samuti saate märkmetele määrata tähtpäeva. Märkige see lõpetatuks või eemaldage tähtaeg, seda kõike lauavaates.

3. Ülesannete nimekiri

Tööülesannete loendi vidin on mõeldud jaoturina, mis näitab Microsofti rakendusse To Do salvestatud ülesandeid ja tähtaegadega märkmeid. Ülesannete loend sünkroonitakse funktsiooniga To Do, nii et näete selles rakenduses antud tahvli ülesandeid. Igale lauale antakse oma nimekiri.

Ülesanded, mille loote ülesandeloendis Tahvlivaate loendis, sünkroonitakse selle ülesannete loendiga, mis on selle tööriista üks väheseid mobiilisõbralikke elemente, nagu arutatakse allpool.

4. Kollektsioon

Saate luua kogu seotud vidinate rühmitamiseks. See võib olla eriti kasulik, kui töötate mitme etapi või pika ajakavaga projekti kallal.

Pärast kollektsiooni lõuendile paigutamist saate sinna lohistada muid vidinaid. Kogu täieneb, kui lisate vidinaid. Saate nimetada iga loodud kogu.

5. Eesmärk

Selle funktsiooni eesmärk on hoida teid keskendunud. Saate lisada eesmärke oma Board View lõuendile või üksikutele kogudele.

Määrake tähtaeg ja kuvatakse järelejäänud päevade loendur. Eesmärk lisatakse automaatselt teie kalendrisse. Samuti saate muuta iga eesmärgi taustavärvi.

6. Failid

Kas soovite hüpata konkreetsesse faili? Saate selle lisada pisipildina ja linkida otse lõuendile või kogule.

See on reaalajas säästja, kuna see ületab OneDrive'is klõpsamise või isegi faili nime järgi otsimise. Kui teete koostööd kolleegide või pereliikmetega, saate tagada, et neil on juurdepääs õigele failile, asetades selle otse lõuendile.

Siin saate asetada lõuendile lingi. Lehe pealkiri ja pilt tõmmatakse tahvlile. Siin on jällegi kasulik oma projektiga seotud teave ühte kohta panna, muutes lingifunktsiooni omamise meeldivaks.

8. Ilm ja kell

Need kaks on suurepärased, kui töötate rahvusvaheliselt hajutatud meeskonnaga. Saate lisada praeguse ilma ja kohaliku aja mõnes teises kohas.

Sellised funktsioonid võivad parimal juhul anda teile konteksti teise inimese kohta ja vähemalt tagada, et te ei helistaks talle keset ööd.

9. Isik

Kas soovite selle inimesega kiiresti ühendust võtta? Saate lisada nende kontaktteabe otse lõuendisse, muutes nad vaid paari kliki kaugusel. See funktsioon on eriti hea, kui teie projektid hõlmavad välist tuge, mitte ettevõtte kataloogis.

10. Asukoht

Asukohafunktsioon on hea ka teiste inimeste olukorra mõistmiseks, kuna see võimaldab salvestada aadresse otse lõuendile. Hiljem saate Bingi kaartide abil aadressi kopeerida või avada juhiseid asukohta.

Seotud: Kuidas kasutada PowerPointi kõnelejat oma esitlusoskuste parandamiseks

Mobiilis puudub tahvlivaade

Board View sisaldab palju tugevaid projektihaldusfunktsioone. Peamine lõks on aga mobiilse integratsiooni puudumine, isegi kui tööriist on mõeldud selleks, et anda 360-kraadine ülevaade sellest, mida peate tegema.

Saate vaadata tahvlivaate ülesandeid jaotises Ülesanded, eesmärke kalendris ja märkmeid rakenduses OneNote. Kuid kuna Board View jaoks pole mobiilivalikut, tundub, et see tööriist on alles väljatöötamisel.

Asukohafunktsioone sisaldava tööriista mobiilse võimekuse puudumine suurendab seda muljet ja tekitab küsimusi Microsofti pühendumuse kohta Board View säilitamisele. Õnneks ei ole Microsoft nii kiire tööriistade hävitamisega, erinevalt oma konkurendist Google'ist, mis on kurikuulus projektide käivitamise ja seejärel nende mahategemise poolest.

Tahvlivaade ühendab selle kõik

Board View pakub ühes kohas kõikehõlmavat ülevaadet teie projektidest. Kuigi spetsiaalse mobiilirakenduse puudumine on masendav, on Microsoft 365 veebis kasutamine funktsiooniderikas tööriist vajalike asjade haldamiseks.

5 Projektihaldustarkvara kasutamise ajasäästlikkust

Projektihaldustarkvara kasutades saate hoida kõike korrastatuna ühes kohas, säästes aega. Siin on mõned selle aega säästvad eelised.

Loe edasi

Autori kohta