Kuidas kasutada aja blokeerimist segavate meilide ja sõnumite piiramiseks

Tõhus suhtlemine on töökohal oluline, kuid mõnikord võib see keskenduda püüdes häirida. Lihtne on arvata, et peame andma igale meilile või sõnumile kohe vastuse, mis mõnikord muutub täielikuks vestluseks, mille jaoks teil tegelikult aega ei ole.

Selles artiklis selgitame, kuidas saate oma suhtlust ajaliselt blokeerida, et aidata teil käsilolevale ülesandele keskenduda.

1. Aeg blokeerib teie postkasti

Kui klõpsate pidevalt oma postkastis iga kord, kui saate meili, ei jõua te palju teha. Lisaks sellele, et te ei võta meili lugemiseks ja võimalusel ka vastamiseks aega, kulub teil aega ka keskendumiseks.

Võite proovida blokeerimiseks aega anda.

Postkasti aja blokeerimise mõte on kontrollida oma e-kirju ainult selleks ettenähtud ajavahemike jooksul kogu päeva jooksul. Nii saate keskenduda käsil olevale ülesandele pikema aja jooksul minimaalsete katkestusteta.

Ehkki soovite siiski vaadata teatise saatjat ja teemarida, et mitte millestki olulisest ilma jääda, ei võta te midagi ette ja hüppate kohe oma postkasti. Teie mõistus jääb käsiloleva ülesande juurde, sest teate, et jõuate meili juurde hiljem – kui see pole muidugi kiireloomuline ja peate sellele tähelepanu pöörama.

Kui harjute rutiiniga, et te ei avane ega reageeri kohe, harjuvad sellega ka teie kliendid või töökaaslased. Tegelikult võite isegi anda paremaid vastuseid, kuna keskendute suhtlemisele ja mitte kiirustades tagasi töötava üksuse juurde.

Soovitame teil alustada iga postkasti külastust, kontrollides esmalt vanemaid sõnumeid. Kõik, mis on prügi või rämps, tegelege kohe. Kui see ei nõua vastust, kirjutage kõik toimingud üles ja esitage see.

Kui saatja vajab ainult kiiret vastust, võite neile vastata ka siis, kui olete seal, kuid kui ta vajab vastus, mis võtab kauem aega, kui olete eraldanud, märgistage meil või looge selle juurde naasmiseks meeldetuletus hiljem. Eesmärk, mida meeles pidada, on hoidke oma postkastis null lugemata sõnumeid ja vältige sama meili kahekordset käsitlemist.

Kui blokeerite oma postkasti ajaliselt, peaksite kaaluma ka ajastust ja sagedust. See erineb inimestelt olenevalt nende meilide mahust, rollist ja ajakavast.

2. Aeg blokeerib teie postkasti

Meilide puhul, mis vajavad pikemat vastust või mille peate ise saatma, blokeerige selleks aeg, selle asemel, et kulutada suur osa oma produktiivsest ajast väljuvates postkastis. See nõuab natuke harjutamist, aga kui sa oled täpne oma meilides, kulutate ka nende kirjutamisele vähem aega.

Alustage iga väljuva kausta seanssi kõige olulisemate sõnumitega ja kui aeg on möödas, keskenduge teistele oma ülesannetele. See, et saate kellelegi kohe vastata, ei tähenda, et peate seda alati tegema. Muidugi on erandeid, kuid mittekiireloomulistele sõnumitele vastamiseks keskendumise katkestamine lisandub.

Samuti kaalutakse, kas sõnum nõuab isegi vastust. Lihtne on tunda kohustust vastata, kuid kui saatja ei küsi teilt tegelikult midagi või ei nõua teie panust, võib lihtne tänamine asja ära teha, olenevalt sellest, kes selle saatis.

See, kas vastate igale saadud meilile või mitte, sõltub töökoha etiketist ja teie suhetest saatjaga. Mõned inimesed eelistavad vastuseta jätta, kui avada kahesõnalise tänusõnumi, teised võivad seda teadet hinnata.

3. Sõnumite aegumistähtajale panemine

Sõnumite lugemiseks ja neile vastamiseks ei kulu peaaegu sama palju aega kui meilide jaoks – seda enam, et vastuvõetavam on vastata ühe sõna või strateegilise emotikoniga või isegi gifiga. Siiski need liidetakse.

Messengeri ajakavasse panemine võib aidata katkestusi piirata. Teie sõnumite blokeerimise aeg erineb veidi teie meilidest, kuna neile vastamine ei võta kaua aega. Selle asemel võiksite blokeerida aja oma ülesannetele keskendumiseks ja lasta sissetulevatel sõnumitel oodata, kuni seanss läbi saab.

Kui kasutate Slacki, võite näidata, et olete keskendunud kasutades Slacki olekut edasilükkamise asemel, kui soovite siiski märguannetel silma peal hoida. Kui aga kasutate edasilükkamist, saavad inimesed sellegipoolest sõnumi saata, andes teile teada, et see on kiireloomuline.

Kui saadate töökaaslasele sõnumeid ja leiate, et vestlus venib, võiksite paluda oma töökaaslasel selgituste saamiseks helistada, kuna telefoni teel rääkimine võib olla kiirem.

4. Elektroonilise side piiride seadmine

Esiteks ei ole see kõigi lemmikmeeldetuletus, kuid te märkate tootlikkust, kui säästate oma isiklike sõnumite kontrollimist, kuni teete pausi või mõnda aega seisakuid.

Nii Apple'i kui ka Androidi telefonidel on väga kohandatavad fookusseaded, mis aitavad teil seda teha, võimaldades teil teatud rakendused vaigistada, kui lülitate sisse funktsiooni Mitte segada. Nii saate vaigistada rakendused ja tekstid, mis võivad teie tähelepanu häirida, kuid jätta kõned alles, kui keegi peab teiega ühendust võtma.

Sarnased seaded leiate ka oma arvutist. Näiteks Märguanded paneel iOS-is Süsteemi eelistused võimaldab teil ajastada mitte segada ja rakendusi sisse ja välja lülitada.

Muidugi nõuavad mõned inimesed ja olukorrad teie viivitamatut tähelepanu, kuid teatud asjad võivad oodata, kuni teie produktiivsusseanss jõuab nende lahendamiseni. See on inimeseti erinev, kuid proovige välja mõelda oma reeglid selle kohta, kellel ja mida lubate oma tähelepanu katkestada.

Piirake oma segavaid tegureid

Päeva jooksul saadetavate meilide ja märguannete arvu tõttu on keskendumisel lihtne hajuda. Kui leiate, et see on tavaline, proovige ühte või mitut neist näpunäidetest, et näha, mis teie jaoks sobib.

4 parimat nõuannet e-posti ülekoormuse vähendamiseks

Loe edasi

Autori kohta