Digitaalallkirja lisamine või eemaldamine Microsoft Office'i failides

Allkirjastame kõik erinevatel eesmärkidel dokumente nagu ametlikud kirjad, oma korteri üürilepingud, koostööpartneritega jagatavate projektide dokumendid ja laenutaotlused.

Siiski on lihtsam ja sageli ka turvalisem allkirjad dokumentidele panna, kui need on tehtud digitaalselt. Microsoft Office'i failid, nagu Word, Excel ja PowerPoint, võimaldavad teil hõlpsasti digitaalallkirju lisada. Vaatame, kuidas see tehtud on.

Mis on digitaalallkiri ja miks seda lisada?

Digitaalallkiri on teatud tüüpi elektrooniline allkiri, mida kasutatakse digitaalse teabe (nt meilid, krediitkaarditehingud ja dokumendid) autentsuse ja terviklikkuse kinnitamiseks. Microsoft Wordi ja Exceli faile saab digitaalselt allkirjastada ja PDF-failide allkirjastamiseks on palju võimalusi ka.

Kui allkirjastate dokumendi digitaalselt, kinnitab see, et dokumendis sisalduv teave pärineb teilt ja seda pole pärast allkirjastamist muudetud. Seega on see nagu virtuaalne sõrmejälg või teie käsitsi kirjutatud allkirja elektrooniline kujutis.

Kuigi neid on palju rakendused dokumentide veebis allkirjastamiseks, Microsoft Office võimaldab teil luua Wordi, Exceli ja PowerPointi failides digitaalallkirju. Te ei pea dokumendist välja printima, pliiatsiga allkirjastama ning seejärel skannima ja saatma. Saate lihtsalt luua Office'i failis digitaalallkirja ja saata selle meiliga.

Digiallkirja lisamine aitab muuta dokumendi autentseks ja ametlikuks. Ühtlasi tagab see tagasilükkamise, mis tähendab, et see tõestab kõigile osapooltele allkirjastatud sisu päritolu.

Veelgi enam, Microsofti sõnul on Microsoft Wordi, Microsoft Exceli või Microsoft PowerPointi failide allkirjad, mis on ajatempliga turvalise ajatempliserveri poolt, on teatud tingimustel kehtiv a notariaalne kinnitamine.

Kuidas teha digitaalallkiri ametlikuks

Isiksuse kinnitamiseks ja ametlikuks muutmiseks peab teil olema digiallkirjastamise sertifikaat. Kui saadate digitaalselt allkirjastatud Microsoft Office'i faili, kaasatakse digitaalsertifikaat koos avaliku võtmega.

Digitaalseid sertifikaate väljastab sertifitseerimisasutus (CA). Sertifikaat kehtib tavaliselt aasta, pärast mida peab allkirjastaja isikusamasuse tuvastamiseks uuendama või hankima uue allkirjastamissertifikaadi.

Kui te ei soovi sertifikaati osta või peate dokumendi viivitamatult allkirjastama, saate ka oma sertifikaadi luua. Windowsis sõltub sertifikaadi loomise protsess sellest, millist Windowsi versiooni te kasutate – Windows 10, 8, 7, Vista või XP.

Digitaalse sertifikaadi teenuste või sertifikaadi loomise juhiste kohta lisateabe saamiseks külastage veebisaiti sellel Microsofti tugilehel.

Kuidas lisada Microsoft Office'i failile digitaalallkirja

Saate lisada Wordi, Exceli ja PowerPointi failidele digitaalallkirju. Digiallkirja lisamiseks peab teil olema avatud Wordi dokumendifail või Exceli leht. Wordi ja Exceli protsess on sarnane, seega uurime, kuidas Wordi failile digitaalallkirja lisada.

1. Näiteks avatud Wordi failis dokumendi allkirjastamise lõppu asetage kursor kohta, kuhu soovite digitaalallkirja luua.
2. Klõpsake nuppu Sisesta sakk. Allkirjaridade loend asub paremas ülanurgas tekstirühmas.
3. Klõpsake Microsoft Office'i allkiri Liin. Avaneb allkirja seadistamise vahekaart, kus saate täita mõned väljad.
4. Lisage dialoogiboksis Signature Setup asjakohane teave. Soovitatud allkirjastaja: (see oleks sinu nimi), Allakirjutaja tiitel: (teie nimetus) ja Allakirjutaja e-posti aadress: (teie meiliaadress, kui soovite seda anda).
5. Allkirjastajale antud juhiste all on vaikejuhis: Enne selle dokumendi allkirjastamist veenduge, et allkirjastatav sisu on õige. Seda juhist saab muuta ja allpool on kaks valikut, mille saate määrata, märkides linnukese märkeruudud: lubage allkirjastajal lisada kommentaare dialoogiboksis Allkiri ja kuvage allkirja kuupäev rida.
6. Pärast andmete täitmist klõpsake nuppu Okei. Nüüd näete allkirjarida oma nime ja ametinimetusega selle all.

Nüüd vaatame, kuidas allkirja reale allkirja lisada.

1. Paremklõps allkirja rida failis. Seejärel valige Sign menüüst.
2. Allkirja saate lisada kolmel järgmisel viisil.
   • Kui soovite lisada oma prinditud märgi, sisestage lihtsalt oma nimi selle lähedale X sümbol.
   • Kui teil on oma allkirja pilt, klõpsake nuppu Valige allkirjapilt vahekaarti ja klõpsake Valige Pilt— avaneb File Explorer ja saate arvutit sirvides lisada oma allkirja kujutise.
   • Kolmandaks, kui teil on tahvelarvuti, saate lisada ka käsitsi kirjutatud allkirja, allkirjastades X allkirja real.
3. Samuti saate lisada allakirjutaja (kes oleksite teie) üksikasju, näiteks oma rolli ja tootmiskoha aadressi, klõpsates Üksikasjad nuppu.
4. Seejärel klõpsake lõpus Sign põhjas.
5. Saate allkirja kinnitamise viipa. Seejärel ilmub teie allkiri teie dokumendi allkirjareale. Nüüd saate saata oma digitaalselt allkirjastatud dokumendi.

Kuidas eemaldada digitaalallkiri

Digiallkirja eemaldamine on paari klõpsu küsimus.

1. Avage Microsoft Wordi või Exceli fail digitaalallkirjaga.
2. Paremklõpsake Allkirja rida.
3. Klõpsake Eemalda allkiri. Ilmub viip, mis palub teil allkirja kustutamise kinnitada.

Teie digitaalallkiri eemaldatakse dokumendist. Dokumendi redigeerimisel eemaldatakse sellest ka allkirjad.

Nähtamatu digitaalallkirja lisamine või eemaldamine

Erinevalt nähtavast allkirjast ei lisa nähtamatu digitaalallkiri dokumendile mingeid märke ega teksti. Pigem lisab nähtamatu allkiri dokumendifailile ainult metaandmeid, et tagada dokumendi autentsus ilma selle sisu muutmata.

Nähtamatu digitaalallkirja saate lisada Microsoft Office'i failile järgmiste sammudega.

1. Avage Wordi, Exceli või PowerPointi dokument ja klõpsake nuppu Fail. The Info avaneb sektsioon.
2. Valige Kaitske dokumenti.
3. Seejärel valige rippmenüüst Lisage digitaalallkiri.
4. Avaneb digitaalallkirja kast. Tippige dialoogiboksi dokumendi allkirjastamise eesmärk.
5. Seejärel klõpsake Sign.
6. The Info Seejärel näitab jaotis, et dokument on allkirjastatud ja märgitud lõplikuks.

Kui fail on digitaalselt allkirjastatud, muutub see kirjutuskaitstud dokumendiks, et vältida edasisi muudatusi.

Samuti on lihtne eemaldada nähtamatut digiallkirja.

1. Avage nähtamatu digitaalallkirjaga fail. Näete ülal kahte teadet – üks selle kohta, et dokument on märgitud lõplikuks, ja teine, mis ütleb, et dokument sisaldab kehtivaid allkirju.
2. Teisel Allkirjad sõnumireal, klõpsake nuppu Vaata allkirju. The Allkirjad paan avaneb dokumendi paremal küljel.
3. Klõpsake nuppu nool allkirja nime kõrval.
4. Seejärel klõpsake Eemalda allkiri rippmenüüst.
5. Lõpuks klõpsake Jah kuvatavale viipale. Ja teie nähtamatu digitaalallkiri eemaldatakse.

Andke oma kontoridokumentidele oma digitaalallkirjaga autentsus ja turvalisus

Digitaalallkirjad lisavad teie dokumentidele usaldusväärsust ja autentsust. See sisendab teie kaastöötajatesse ja teie dokumentide vastuvõtjatesse usaldust.

Lisaks on teil meelerahu, et teie dokumendid on turvalised ja neid ei saa rikkuda. Nii et muutke oma ametlikud ja isiklikud tehingud lihtsamaks ja turvalisemaks, lisades oma Microsoft Office'i failidele digitaalallkirjad.

Kuidas Microsoft Wordi dokumenti digitaalselt allkirjastada

Loe edasi

Autori kohta