Kuidas kasutada Outlookiga kleepuvaid märkmeid paremate meilide saamiseks

Meilide kontrollimine on osa enamiku professionaalide igapäevatööst. Seega tasub leida viise, kuidas seda protsessi kiirendada ja veidi stressivabamaks muuta.

Üks võimalus oma elu lihtsamaks teha on kasutada Outlooki meilikontol Microsofti kleepuvaid märkmeid. Uurime välja, kuidas.

Alustage Microsofti kleepuvate märkmete kasutamisega Outlookis

Vastavalt Adobe 2018. aasta uuring, kulutavad ameeriklased meilidele umbes 3,1 tundi päevas. Nii saate oma meilivahetuse kiirendamiseks kasutada Outlooki sisseehitatud märkmekirju.

Nagu nimigi ütleb, on see märkmete tegemise rakendus, mida saate kasutada erinevatel eesmärkidel. Kuid enne kui saate selle kohta märkmeid teha, peate selle esmalt seadistama.

Oluline on teada, et see toimib ainult Windows 10 ja 11 puhul. Alustada:

1. Laadige Microsofti poest alla rakendus Sticky Notes.
2. Logige rakendusse Sticky Notes sisse oma Microsofti kontoga.
3. Logige sisse oma Outlooki kontole.
4. Valige vasakpoolses menüüs suvand Märkused.
5. Kliki Uus märkus ühe loomiseks.
instagram viewer
6. Olemasoleval märkmel topeltklõpsake selle muutmiseks.
7. Kliki kolm täppi konkreetse märkme kustutamiseks või värvi muutmiseks.

Kõik siin loodud märkmed sünkroonitakse rakendusega Sticky Notes, mille laadisite alla Microsoft Store'ist. Lisaks peate nendele märkmetele juurdepääsuks oma mobiilseadmetes (olgu see Android või iPhone) alla laadima Microsoft OneNote'i. Kui olete rakenduse seadistanud, sünkroonitakse seal ka märkmed automaatselt.

Nii pääsete neile juurde millal ja kus iganes soovite.

Kui olete selle seadistanud, saate seda erinevatel eesmärkidel kasutama hakata. Mõned loomingulised viisid selle kasutamiseks on loetletud allpool.

Lae alla: Kleepuvad märkmed Windows (tasuta)

Lae alla: Microsoft OneNote jaoks Android | iOS (tasuta)

Aja säästmiseks tehke märkmeid

Esimene ja kõige lihtsam asi, mida saate selle rakendusega teha, on teha sellega märkmeid koosolekute, meilide, oluliste asjade kohta, mida meilisõnumisse lisada, ja palju muud.

Lisaks, kui saate sageli e-kirjades pikka tagasisidet ja tavaliselt lähete edasi-tagasi, et kontrollida, kas saate kui olete enne projekti esitamist kõigega tegelenud, võivad Sticky Notes säästa seda lisaaega ja pingutus. Nende kommentaaride lisamine märkmetesse täppidena võib olla suurepärane viis selle probleemi vältimiseks.

Lisaks saate neid märkmeid kasutada ka oma töö täiustamiseks saadud tagasiside jälgimiseks. Näiteks ei pruugi teil olla võimalik läbi vaadata kõigi esitatud projektide kogu meililõime läbivaatamiseks.

Seetõttu võtke mõne reaga kokku iga ülesande täitmise kohta saadud tagasiside ja lisage see oma märkmetele. Kuu lõpuks on teil terve nimekiri asjadest, mille kallal peate töötama või mida olete juba täiustanud.

Lisaks saate teha märkmeid iganädalaselt saadetavate e-kirjade kohta muu teabega, nagu saaja nimi ja e-posti aadress ning meili eesmärk. Kui olete saatmise lõpetanud, kriipsutage loend lihtsalt läbi. See võib teid oluliselt aidata haarake oma postkasti kontroll.

Lisa meeldetuletusi

Kasutage kleepuvaid märkmeid, et lisada meeldetuletusi väikestest asjadest, mida peate täna tegema ja te ei soovi oma kalendrisse lisada.

Samuti saate määrata meeldetuletusi täna saadetavate e-kirjade, järelmeetmete, intervjuude või koosolekute kohta, kus peate osalema.

Vastake meilidele kiiremini

Paljud inimesed veedavad minuteid, kui mitte tunde, mõeldes sellele, kuidas meilile vastata. See sööb sageli suure osa meie ajast.

Kleepuvad märkmed on ideaalne koht kiirete ühetekstide lisamiseks, mida saate kasutada erinevat tüüpi meilidele vastamiseks. Kõik, mida pead tegema, on siit teksti kopeerimine ja kleepimine.

See kehtib eriti siis, kui saate regulaarselt erinevates vormides sarnaseid päringuid. Saate lihtsalt luua nende jaoks kasutatava malli ja muuta üksikasju vastavalt vajadusele.

Looge malle erinevatel eesmärkidel

Lisaks päringutele vastamisele peame kirjutama e-kirju mitmel muul juhul. Me läbime iga kord sama mõtlemisprotsessi, et lõpptulemus oleks professionaalne.

Seetõttu looge selliste sündmuste jaoks valmis meilimalle, et te ei raiskaks piisavalt aega lihtsalt mõtlemisele, mida kirjutada. Selle asemel kopeerige ja kleepige see oma kleepuvatest märkmetest. Siin on mõned juhud, mille jaoks peaksite eelnevalt koostama e-kirja:

• Vabandamine meili teel.
• Tänan oma ülemust või kolleegi.
• Uue projekti vastuvõtmine.
• Haiguslehe küsimine.
• Tähtaja pikendamise taotlemine.
• E-kirjade jälgimine.
• Küsib töökaaslastelt projekti kohta värskendusi.

Hoidke e-posti kontrollnimekirja

Kui tegelete müügiga, otsite uut tööd või töötate töövõtjana ja peate saatma meile regulaarselt saate katsetada ja välja mõelda, millised teie meilidest toovad suurepäraseid tulemusi ja millised maha kukkuda. Lõpuks analüüsige nendes käsitletud üksikasju.

Selle põhjal koostage oma kleepuvatesse märkmetesse kontrollnimekiri selle kohta, mida oma meilidesse lisada ja mida vältida. Paremate tulemuste tagamiseks saate enne nende saatmist selle kontroll-loendi abil ristkontrollida kõiki oma koostatud uusi e-kirju. Näiteks:

1. Kas minu teemarida pöördub otse adressaadi poole?
2. Kas ma olen saajat tervitanud?
3. Kas alguses on hea konks?
4. Kas minu kavatsused selle meiliga on selged?
5. Kas ma olen seda korrektuuri lugenud?
6. Kas olen lisanud olulised dokumendid või lingid?
7. Kas see sisaldab head üleskutset tegevusele?
8. Kas sisselogimine on piisavalt hea?

Hoidke kasutusvalmis teemaridade loendit

Sarnaselt meilimallidele saate ka loendit pidada võimsad teemaread et muuta teie töö lihtsamaks ja kiirendada protsessi. Kindlustamaks, et leiate selle täpselt hetkeks, saate need paksus kirjas kategoriseerida ja kasutada oma äranägemise järgi.

Näiteks,

• Aitäh [täisnimi]
• Segadus minu viimases meilis
• Hea meel uue projektiga nõustuda

Kleepmärkmed Outlookis, mis muudavad teie elu lihtsamaks

Meilid võivad võtta aega, kuid need on midagi, mida me lihtsalt eirata. Seega võib sellise tööriista nagu Sticky Notes kasutamine aidata teil neid senisest kiiremini saata ja neile vastata.

Lisaks on kõigi oma märkmete sünkroonimine mobiilis OneNote'iga ja Windowsi rakendusega Sticky Notes veel üks suurepärane lisand.

Kui te pole ikka veel Microsoft OneNote'i funktsioonidega tuttav, kaaluge ka nende kohta lugemist.

12 vähetuntud Microsoft OneNote'i funktsiooni, mis teile meeldivad

Loe edasi

Autori kohta