Hajutatud meeskonna juhtimine võib olla keeruline. Kuidas tagada koostöö, kui meeskonnaliikmed asuvad erinevates ajavööndites? Ja kas kõigil on ressursse, mida nad vajavad produktiivseks töötamiseks ja meeskonna eesmärkide saavutamiseks?
Kuigi kaugtööjõu haldamisel on palju mõelda, saab paljusid väljakutseid leevendada, kui kasutate ühenduses püsimiseks monday.com-i projektihaldussüsteemi. Kuid kuna tegemist on lugematute valikuvõimalustega platvormiga, aitab see teada mõningaid parimaid tavasid, et teie kaugmeeskond areneks kõikjal, kus nad asuvad. Siin on kaheksa parimat.
1. Oma meeskonna ajakava haldamine
Kaugtöötajad võivad asuda erinevates ajavööndites, mistõttu on raske jälgida, kes ja mis kellaaegadel võrgus on. Isegi nende jaoks, kes töötavad kohapeal, tähendab kaugtöö ilu seda, et teie meeskonnaliikmed võivad eelistada sisse logida, kui nad tunnevad end kõige produktiivsemalt. Mõned võivad olla öökullid, teised võivad vara tõusta ja tööle hakata enne, kui päike tõuseb.
Selle asemel, et loota ajavööndikalkulaatoritele või püüda oma peas jälgida kõigi ajakavasid, kasutage
esmaspäev et see kõik mustvalgelt kaardistada. Kasutage oma nädalaplaani uuenduste jaotist puudumiste märkimiseks või vahetuste muutmise taotlemiseks.2. Kasutage ettevõtte kataloogi
Sõltuvalt teie organisatsiooni suurusest võib teil olla sadu või isegi tuhandeid töötajaid, kes töötavad erinevates asukohtades. Looge ettevõtte kataloog, et kõigiga kursis hoida ja tehke koostööd saidil monday.com.
Lisate meeskonnaliikmed vastavalt nende rollile, seejärel lisate veeru nende profiilipildi, kontaktteabe ja kohaliku ajavööndi kuvamiseks. Veelgi parem, klõpsake nende globaalse asukoha nägemiseks kaardivaatesse.
3. Koosolekute korraldamine
Kaugvideokoosolekud võib olla meeskonna järelejõudmiseks hädavajalik, kuid nende koordineerimine võib olla keeruline, kui meeskonnaliikmed asuvad erinevates ajavööndites. Samuti on oluline, et need näost näkku suhtlemised ei takistaks tootlikkust.
Kasutage monday.com-i koosolekutahvli loomiseks koos reaüksustega koosoleku teema kirjeldamiseks. Asjade sujuvaks toimimiseks laadige koosoleku päevakava varakult üles ja määrake toimingud konkreetsetele meeskonnaliikmetele. Nii teavad kõik, mida on vaja arutada, ning saavad oma sõnad ja dokumentatsiooni eelnevalt ette valmistada.
Lisage koosoleku tipphetkede kokkuvõte pärast koosoleku lõppu, et kõik oleksid kursis arutatuga, sealhulgas vajaduse korral tegevuspunktidega. Ja kui keegi ei saanud hakkama? Monday.com integreerub rakendusega Suumi, et saaksite lisada koosoleku salvestise, et oma meeskond hiljem jälgida.
4. Meeskonna ressursside teegi seadistamine
Kaugtöötajad vajavad juurdepääsu jagatud ressurssidele, nagu ettevõtte brändingu juhised, mallid ja töötajate sisseelamisdokumendid. Kuid jagatud draivi või kaustade e-kirjade kaustade sõelumine õige dokumendi leidmiseks võib olla aeganõudev.
Selle asemel seadistage saidil Monday.com ressursside teek ja lisage kõik asjakohased failid ja lingid ühte kesksesse kohta. Samuti saate igale dokumendile lisada kommentaare, et meeskonnaliikmed saaksid esitada küsimusi või anda tagasisidet, ilma et peaksid otsima õiget inimest, kellega ühendust võtta.
5. Jälgige meeskonna eesmärke
Läbipaistvuse säilitamine on eduka kaugmeeskonna juhtimise võti. Kui kõik näevad, kuidas meeskonnal läheb ja mis on veel tegemata, suudavad nad olla keskendunud ja motiveeritud.
Kasutage oma meeskonna eesmärkide ja võtmetulemuste (OKR) seadmiseks saidi monday.com eesmärkide jälgimise funktsiooni. Kasutage vidinaid, nagu akuekraan või diagrammid, et kõik näeksid, kui lähedal olete sihtmärkide saavutamisele.
6. Automatiseerimise kasutamine
Monday.com pakub mitmesuguseid funktsioone ülesannete automatiseerimiseks ja meeskonnaga ühenduses hoidmiseks isegi siis, kui te pole kontoris. Automatiseerimise abil on lihtne tõhusust maksimeerida ilma teie töövoogu häirimata. Neid saab seadistada näiteks meeldetuletuste saatmiseks, olekute värskendamiseks ja ülesannete määramiseks.
Näiteks saate luua automatiseerimise, mis saadab meeskonnaliikmele sõnumi, kui talle on määratud ülesanne. Või saate seadistada automaatika, mis värskendab ülesande olekut, kui keegi seda kommenteerib. Kasutage maksimaalselt ära platvormi automatiseerimise kohandamise võimalust, et saaksite teha selliseid toiminguid nagu teisaldades üksused eraldi töövoogu või käivitades oma meeskonna jaoks spetsiaalse hoiatuse vaid ühega klõpsa.
Monday.com-i automatiseerimise seadistamiseks valige päästik, näiteks olekumuutus või üksusele määratud isik. Teie päästikud vajavad neile määratud tingimust ja seejärel valite tegevuspunkti, näiteks Slacki kanalile teatamise või meili saatmise.
7. Meeskonnamallide kasutamine
Lihtsustage oma meeskonnaliikmete tööd, luues nende regulaarselt sooritatavate ülesannete jaoks meeskonnamalle. Näiteks kui teie meeskond peab iganädalasi olekukoosolekuid, saate luua koosolekumalli päevakava ja koosoleku vorminguga. Nii saavad meeskonnaliikmed lihtsalt igal nädalal asjakohaseid üksikasju täita, ilma et peaksid alustama nullist.
Samuti saate luua malle uute meeskonnaliikmete, projektiplaanide ja turunduskampaaniate kaasamiseks.
8. Kiirotsingu funktsioonid
Tootlikkus on kaugtöös kõik. Neid suhtlus- ja koostöötööriistu, mis olid mõeldud meie rollide lihtsustamiseks, on lihtne üle koormata. Iga päev palju aega säästmiseks harjuge kasutama järgmisi funktsioone:
- Kiire otsing: kasutada CTRL/CMD + K kiirotsingule juurdepääsuks ja viivitamatult hiljuti kasutatud tahvlitesse sukeldumiseks.
- Partii valimine: siit haarake mitu üksust, kasutades oma tahvli funktsiooni Batch Select. Klõpsake mis tahes üksusest vasakul asuval tegevuskastil, seejärel hoidke all SHIFT et klõpsata eraldi üksusel teist kasti.
Kasutades ära esmaspäevaseid funktsioone, nagu mallid, automatiseerimine ja kiirotsing, saate oma meeskonna töövoogu sujuvamaks muuta ja tootlikkust tõsta.
Kui teid esmaspäeval ei müüda, tasub vaadata ka teisi projektihaldustööriistu, nagu Asana ja Trello. Kõige tähtsam on leida tööriist, mis sobib nii sinu kui ka sinu meeskonna jaoks. Õige süsteemiga saate edukalt hallata oma kaugmeeskonda, olenemata nende asukohast maailmas.
