Zoho mail on turvaline, privaatsusega tagatud ja reklaamideta meiliteenus. See pakub rikkalikku e-posti komplekti, mis muudab selle ideaalseks isiklikuks ja äriliseks kasutamiseks. Kui olete Gmaili kasutanud ja soovite lülituda Zoho Mailile, näete mitmesuguseid seadeid, mis võivad segadust tekitada.
Saate kohandada vaatamiskogemust, meili koostajat, korraldada oma e-kirju filtrite abil, teha manusega kiireid toiminguid, hallata rämpspostiloendeid ja isegi importida või eksportida e-kirju EML-ina. Näitame teile Zoho meili konfigureerimist ja Gmaili sujuvalt üleminekut.
Toimingud enne Zoho Maili konfigureerimist
Enne Zoho meili kohandamist veenduge, et olete kohandatud domeeni õigesti MX-kirjega vastendanud ja SPF/DKIM-i parameetrid konfigureerinud vältida e-kirjade võltsimist. Lugege meie juhendit edasi migreerudes Gmailist Zoho meilile teie kohandatud domeeniga ja lõpetage protsess.
Kui lülitute teisele meiliteenusele, peaksid teie pangandus-, krediitkaardi-, arveldus-, kindlustus- ja muud teenusepakkujad suhtluse jaoks teadma teie ajakohast e-posti aadressi.
Üleviimine on aeglane protsess, kuid pikemas perspektiivis saate koondada olulised meilid ühte kohta. See on ka hea mõte kaaluda automaatse edastamise seadistamine Gmailis, et näha kõiki teenuseid, millest ilma jäite.
Meilide koostamine Zoho Mailis
Zoho mail pakub teile laiaulatuslikku tööriistakomplekti meilide koostamiseks. Klõpsake nuppu Uus kiri avamiseks vasakpoolsel paanil nuppu Helilooja. Vaikimisi avaneb helilooja aken uuel vahelehel (Seaded > Koosta > Ava Koosta sisse), kuid võite valida tekstisisese (see kordab Gmaili funktsiooni) või uue akna.
Nagu Gmail, on ka Zoho meilisõnumi vormindamiseks rikkalikud vormindamisvalikud. On võimalus sisestada tabeleid (mis Gmailil puudub) konfigureeritavate laiuse ja ääriste valikutega. Saate isegi väljaminevatele meilidele (EML-ina) e-kirju lisada, kasutades pukseerimist ja viidates vanematele kirjadele ilma neid uuesti kirjutamata.
Helilooja eelistuste kohandamiseks minge aadressile Seaded > Koosta ja vaadake kogu valikute komplekti. Saate muuta eelistatud teksti suunda, kohandada fonte, lisada kontaktidele automaatselt adressaate ja kontrollida oma kirjas kirjavigu.
Lisage Zoho Maili e-kirjadele suuri manuseid
Gmail lubab manuseid maksimaalse failisuurusega kuni 25 MB. Zoho postiga saate saata suuri faile adressaatidele e-kirjade kaudu. Manuse suurus sõltub liitumisplaanist. See varieerub 250 MB-st Mail Lite'i paketiga kuni 1 GB-ni Mail Premiumiga.
Mail teisendab need manused linkideks ja saadab adressaadi(te)le. Kui soovite saata sama faili erinevatele adressaatidele, valige fail Minu manus > Hiiglaslikud manused ja saatke see uuesti. Iga manuse jaoks saate määrata juurdepääsuõigused.
Piiratud juurdepääs sobib manuste saatmiseks teistele Zoho kasutajatele või neile, kellel on lingitud kontod. Avaliku juurdepääsuga saate turvalist ja ainulaadset linki kasutades saata suuri faile kõigile. Vaikimisi on kõik manused olemas Piiratud ligipääs. Selle tegemiseks klõpsake seda valikut Avalik ja genereerige manuse link.
Kuidas ajastada meili Zoho Mailis
Zoho meili valik „Saada hiljem” võimaldab teil seadistada oma meili jaoks kohandatud ajakava (kuupäev/kellaaeg). Kuigi see funktsioon on sisse ehitatud ka Gmaili, on Zohol võimalus seadistada regulaarsete ajavahemike järel korduvaid e-kirju.
Koostage oma e-kiri nagu tavaliselt ja klõpsake Saada hiljem. Valige Ajakava vahekaart ning valige kuupäev ja kellaaeg.
Korduva meili seadistamiseks korrake ülaltoodud protseduuri ja klõpsake nuppu Korduv vahekaart. Valige sagedus (iga päev või iga nädal, lõppkuupäev ja ajavöönd, kui see on olemas. Need on kasulikud, kui soovite oma klientidele arvete kohta meeldetuletusi saata.
Kuidas Zoho Mailis e-kirju edasi lükata
Seal on mõned olulised meilid, millele te ei saa kohe vastata, kuid peate seda hiljem tegema. Zoho meili edasilükkamise funktsioon salvestab teie e-kirjad eraldi kaustas „Edasi lükatud” ja tagastab teie sõnumi pärast määratud ajavahemikku tagasi algsesse kausta.
Valige meil, mida soovite edasi lükata, ja klõpsake nuppu Uinak ikooni ülemises menüüs. Valige kestus või kohandatud kuupäev ja kellaaeg. Valitud e-kiri liigub algsest e-posti aadressi Edasi lükatud kausta.
Meilide lugemine Zoho Mailis
Mõnikord võite soovida näha meili saatjalt, mille saite paar päeva või nädalat tagasi. E-posti loendi sirvimise asemel saab Zoho mail loetleda konkreetse saatja või teema meilid.
Paremklõpsake meilisõnumit ja valige Loetlege selle saatja meilid või Loetlege selle teemaga meilid. Saate isegi kohandada oma meililoendi välju, nagu lipp, manus, kommentaaride arv, suurus ja palju muud.
Kohandage Zoho Maili paigutus- ja vaatesuvandeid
Vaikimisi on meilid loetletud vaates "Klassika". Selle käitumise kohandamiseks klõpsake nuppu Muuda vaadet ikooni ja valige vaade Kompaktne või ülikompaktne. Igas vaates väheneb meilide vaheline kaugus ja kuvatakse rohkem meile.
Kui valite mis tahes meili, avaneb see jaotises Vertikaalne eelvaade vaikimisi režiim. Minema Seaded > Meilivaate valikud ja vali Horisontaalne eelvaade oma e-posti vaatamiseks meililoendi all. Või vali Uuel kaardil et neid uuel vahelehel vaadata.
Kas Zoho Mail pakub vestlusvaadet?
Gmailis, kui inimesed vastavad meilile, rühmitab see vastused vestlusvaates, mille allservas on uusim e-kiri.
Zoho meilid virnastab kogu vestluse puuvaates koos saatja andmete, ajaskaala, kaustade, manuste ja muuga, isegi meili avamata. Lisaks saate sortida vestluslõime (Seaded > Vestlus), mille peal on kas uusim või vanim kiri.
Vaadake ja hallake manuseid Zoho Mailis
Gmaili üks suurimaid puudusi on armatuurlaua puudumine manuste vaatamiseks/haldamiseks. Kuni saate Manustega kirjade leidmine Gmaili otsinguoperaatorite abil, see nõuab natuke harjutamist. Zoho mail pakub tsentraliseeritud armatuurlauda, et vaadata manuseid (kas teile saadetud või teistele Zoho rakendustele lisatud) ühes kohas.
Klõpsake nuppu Manuste vaataja ikooni, et näha oma faile nende failitüüpide alusel korralikult sorteerituna. Valige nende vaatamiseks või manustega kiirete toimingute tegemiseks mis tahes pisipilt. Klõpsake Avage lingitud meil manusega lingitud meili avamiseks manustage ja saatke uus meil või lisage see märkmele või ülesandele.
Oluliste meilide järelmeetmed Zoho Mailis
Peame sageli e-kirja järgima, olenemata vastusest. Zoho Mailil on sisseehitatud võimalus lisada oma e-kirjadele meeldetuletus. Koostage oma e-kiri ja klõpsake nuppu Kella ikoon.
Saate määrata kindla aja, mil teile e-kirja meelde tuletada, olenemata sellest, kas saate vastuse või mitte. Või määrake tähtaja kuupäev ja kui keegi meilile ei vasta, teavitatakse teid sellest pärast tähtaja möödumist. Zoho e-post võib teile e-kirja meelde tuletada märguannete või meili teel.
Samamoodi saate seadistada meeldetuletuse sissetulevate e-kirjade jaoks. Valige e-kiri, millele soovite meeldetuletuse lisada, ja seejärel klõpsake nuppu Rohkem valikuid > Meeldetuletus. Valige oma eelistatud valik ja jätkake. Suunduge Seaded > Eelseadistus äratuse valiku kohandamiseks vastavalt soovitud ajastustele.
Korraldage e-kirjad Zoho Mailis
Zoho meili filtrid aitavad teil sissetulevaid/väljaminevaid e-kirju automaatselt korraldada. Nii nagu Gmail, saate määrata tingimusi ja nende tingimuste täitmiseks midagi ette võtta. Kuid Zohos saate kasutada operaatorit JA/VÕI, et määrata, kas tuleks arvesse võtta mõnda või kõiki tingimusi.
Alustamiseks minge aadressile Seaded > Filtrid ja looge uus filter. Nüüd määrake tingimuse tüüp (tingimuste kombinatsioon JA/VÕI), tingimused (Saatja, Teema, Saaja, Koopia, Pimekoopia, Manuse tüüp) ja toimingud (Teisalda kausta, Sildi nimega, Edasta meili aadress, Kustuta meil).
Gmailis kasutame kirjade korraldamiseks silte. Zohos saate meilide korraldamiseks või haldamiseks luua mitu erineval tasemel kausta. Klõpsake kõrval olevat (+) märki Kaustad kausta loomiseks ja selle asukoha valimiseks. Lisaks saate luua silte (Valige meil > Märgi kui), et neid edasi korraldada vastavalt projektile, konkreetsele meeskonnale, klientidele ja muule.
Zoho Maili integreerimine kolmandate osapoolte teenustega
Zoho meilil on suurepärane integratsioon väliste ja sisemiste rakendustega, et täiendada teie töövoogu. Sisemised on Zoho rakendused (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM) ja välised integreeruvad meiliga kolmandate osapoolte rakenduste pakutava API kaudu. Saadaolevate integratsioonide nägemiseks minge aadressile Seaded > Integratsioonid.
Klõpsake Minge Marketplace'i ja valige oma lemmikrakendused. Mõned populaarsed on Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google'i kalender, GoToMeeting ja Integrately. Minge laienduse lehele ja aktiveerige see. Seejärel minge tagasi jaotisse Integratsioonid ja lülitage sisse Luba nuppu.
Nüüd, kui Zoho Mail on konfigureeritud, proovige oma meilisõltuvusest üle saada
Zoho Mail on suurepärane alternatiiv Gmailile. E-posti seadete leht on kohmakas/raskesti navigeeritav ja sellega harjumine võtab aega, kuid kui oled protseduuri järginud, saad Zoho meili kasutama hakata hetkega.
Üks levinud trend, mida inimesed tänapäeval näevad, on meili kontrollimine iga paari minuti tagant. Kuigi see obsessiivne postkasti kontrollimise harjumus näib olevat kahjutu, võib see teie heaolu ja tootlikkust negatiivselt mõjutada. Lisateabe saamiseks lugege meie juhendit, et leida viise, kuidas meilisõltuvusest üle saada.