Töökaaslastega koostöö tegemine peaks olema imelihtne, kuna nendeni jõudmiseks on palju võimalusi. Kuid mõnikord võib mitme suhtlusvahendi kasutamine muutuda üle jõu käivaks ja valede kasutamine võib vestlust segada.
Niisiis, millal on kõige tõhusam kirjutada e-kiri, saata sõnum või kasutada projektihaldustarkvara? Lugege edasi, et teada saada, milline suhtlusvahend on teie arutelu jaoks ideaalne.
Millal e-kiri saata
Kui teil on palju teavet, millest kokkuvõtet teha, ja üksikasju, mida oma sõnumisse lisada, on meili saatmine ideaalne valik. See on ka parim tee taotluste jaoks.
Kuna meilivestlus on tavaliselt aeglasem kui sõnumsiderakenduses peetav vestlus, annab see adressaadile rohkem aega teabe kaalumiseks. Nad saavad sellega vajadusel istuda ja anda läbimõeldud vastuse, kui nad on selleks valmis.
Kuigi on tavaline, et teie töökaaslased ei hinda pikki e-kirju, on neid pikki e-kirju vormindada mitmel viisil et oluline teave paistaks silma. Mitte mingil juhul ei taha te romaani kirjutada, kuid e-post võimaldab teil esitada kogu teabe korraga, vähem pakilisel kujul.
Mõelge lihtsalt oma eelistustele. Kas soovite pigem saada ühe pika, kuid täpse meili, mille üle arvate, et teil on aega kaaluda, või saada teistele projektidele keskendudes pika Slacki sõnumi?
Lisaks sellele, et e-kirju ei kiirustata, on e-kirju kiirem leida ja hiljem viidata, neid on lihtne kellelegi teisele edastada, samuti on lihtne kaasata teisi väljaspool oma töökohta. Samuti annab see teie sõnumile rohkem formaalsust võrreldes Slacki või sarnase rakendusega. Mõned olukorrad, kus e-post on tõenäoliselt ideaalne, on järgmised:
- Sündmuse, aruande, projekti või tagasiside kokkuvõtte tegemine.
- Taotluse esitamine.
- Saada midagi ametlikku.
- Sealhulgas keegi väljastpoolt teie töökohta.
- Midagi pikka või olulist – eriti kui saaja peab sellele hiljem viitama.
Millal sõnum saata
Sõnumsidetööriistad, nagu Slack, annavad teile tõenäoliselt kiiremini vastuse kui meilid. See on suurepärane koht lihtsate küsimuste esitamiseks, töökaaslastega kiireks suhtlemiseks ja ideede jagamiseks.
Kuigi mõnikord on teil vaja kiireid vastuseid, on oluline meeles pidada, et selleks peate oma küsimused lihtsalt hoidma. Rakendusele tüüpiliste kiirete reageerimiste tõttu on adressaatidel lihtne üksikasju või terveid sõnumeid kahe silma vahele jätta, eriti mürarikkas kanalis või tööruumis.
See võib viia vajalikust pikemate vestluste või oluliste uuenduste märkamata jätmiseni – eriti kui kanal on nii hõivatud, et teie töökaaslased selle vaigistasid.
Kasutades mainimisi Slackis võib aidata vestlusi rühmades või kanalites veidi suunata, kuid parem on hoida oma sõnumid lühikesed ja konkreetsed. Kui te ei saa ja Slack on teie meeskonna lemmikkoht, proovige kokkuvõtte tegemiseks kasutada täppe. Samuti soovite sõnumit saates kaaluda, kas teil on aega vestluseks. Teie töökaaslane võib kiiresti järgida, otsida selgitusi või esitada küsimusi.
Kui mõni vestlus Slackis venib, sest asjad on ebaselged, võib olla kiirem helistada oma kolleegile telefoni teel või kasutada Slacki häälkõne tööriist selgitada. Slack ei ole kindlasti ainus saadaolev sõnumsidetööriist, kuid kui soovite asju sujuvalt hoida, on parem valida üks rakendus, mida kõik teie organisatsioonis kasutavad.
Lisaks, kui soovite hoida asju professionaalsena, peaksite vältima isiklike rakenduste (nt Facebook Messenger) või sõnumite saatmist. Mõned olukorrad, kus sõnumsiderakendus on ideaalne, on järgmised:
- Kiirete küsimuste esitamine.
- Ideede jagamine ja koostöö.
- Kiirete värskenduste saatmine.
- Teadete tegemine – õiges kanalis.
Millal kasutada projektihaldustarkvara
Mõnikord on ideaalne kasutada suhtlusvahendeid projektihaldustarkvaras, nagu ClickUp. Selle tegemise peamine eelis on see, et teie ja teie töökaaslased kulutavad vähem aega suhtlemisele, samuti teabe otsimisele teie postkastidest, sõnumitest ja mujalt, mida arutate tööd.
ClickUpi abil saate hoida kõike ülesande või projektiga seotud ühes kohas.
ClickUpi ülesandekaardi kommentaaride jaotis võimaldab teil saata kolleegidele küsimusi või selgitusi. Siin saate märgistada teisi, määrata kommentaare ja lisada tõendavaid dokumente.
Samuti saate ülesannet või projekti jagada, täites õige teabe ja määrates kellegi teise projekti enda juurde või jälgijaks. Lisateabe lisamiseks kasutage kindlasti kirjelduse jaotist – sarnaselt e-kirjaga.
Lisaks saate loo ClickUpis projektitaotluse tahvel et teie ja teie meeskond saaksid kiiresti üksteisele ülesandeid määrata ja abi küsida. Mõned olukorrad, kus suhtlus projektihaldustarkvaraga on ideaalne:
- Projektispetsiifilise küsimuse esitamiseks.
- Projektipõhise kommentaari, idee või ettepaneku jagamiseks.
- Teil on ülesanne kellelegi teisele delegeerida.
- Sul on kaasas tõendavad dokumendid, mis aitavad projekti teostada.
Muud näpunäited tõhusaks suhtlemiseks
Olenemata sellest, millise meediumi valite, on siin veel näpunäidete loend, mis aitavad teil tõhusalt suhelda.
- Saada kõik korraga— kui teil on uudiseid, tagasisidet, värskendusi või tõesti midagi öelda, saatke see korraga, mitte tükkide kaupa. Kõikide kooshoidmine aitab piirata märguandeid ja tähelepanu kõrvalejuhtimist või ootusärevust, mis tekib pärast seda, kui keegi saadab "hei".
- Kasutage teemaridu ja kanaleid– teemaridade ja kanalite asjakohasena hoidmine ei aita teil leida vastuseid, mida otsite, vaid leiate ka teie ja teie töökaaslased teavet hiljem.
- Pea kinni ühest meetodist— kui saate meili, vastake meili teel. Kui see on sõnum, vastake samas rakenduses. Järjepidevus hoiab teie vestlused kättesaadavana ja organiseerituna.
Muutke suhtlust sujuvamaks ja suurendage oma tootlikkust
Kui teie käeulatuses on nii palju suhtlustööriistu, on töökaaslastega rääkimine mugav, kuid mõnikord võib vale kasutamine muutuda takistuseks. Kui teil on palju öelda, on e-post teie jaoks parim valik. Kui soovite olla kiire ja asjakohane, kasutage sõnumitooja, näiteks Slack.
Lõppkokkuvõttes, kui teie mõte või idee on seotud ülesandega, tehke endale ja oma töökaaslastele teene, jagades seda oma projektihaldustarkvaras vastava ülesande all. Vestlust rääkides peaksite kaaluma ka seda, kuidas teie ja teie töökaaslased selle hiljem vajadusel üles leiate.
