Tavaline käsitsi lepingute haldamise viis on allkirjastada paberitükk ja hoida seda failikappi. Manuaalne protsess on kaugtöötajate jälgimisel ja jälgimisel aeglane ja vähem tõhus.

Kuna kaugtöö on muutunud paljude ettevõtete jaoks uueks "normaalsuseks", pole kunagi olnud olulisem tagada lepingute ja juhtimisprotsesside tõrgeteta toimimine.

Hea on see, et saate lepinguhaldustarkvara abil automatiseerida kogu lepingu elutsükli alates loomisest kuni läbirääkimiste, allkirjastamise ja uuendamiseni. Lepinguhalduse tarkvaral on palju eeliseid. Siin on kuus parimat.

1. Parandab privaatsust ja turvalisust

Üks lepingute käsitsi haldamise väljakutseid on see, et see sõltub suuresti paberist. Füüsiliste dokumentide probleem on see, et need võivad kahjustada ja kaduda. Kuigi kaugtöö ohustab andmete rikkumisi, lekkeid ja häkkimist, kõrvaldab lepinguhaldustarkvara need riskid, võimaldades teil kõik oma dokumendid varundada.

Lepinguhaldustarkvara võimaldab salvestada dokumente pilves, aidates vähendada nende kadumise või kahjustamise tõenäosust. Tarkvara kaitseb ka tundlikku lepinguteavet volitamata juurdepääsu eest. Haldustööriist sisaldab erinevate juurdepääsutasemetega lepinguid ja lepinguid, mis võimaldavad teil dikteerida, kes pääseb teatud dokumentidele juurde, neid redigeerida ja jagada.

Näiteks saavad süsteemiadministraatorid konfigureerida loapõhiseid reegleid, otsustades, kes millele juurde pääseb teavet, olenemata sellest, kas nad asuvad füüsiliselt kontoris või töötavad kaugtööna kõikjal maailmas. Lisaks kaitsevad mõned programmid dokumente kasutades kahefaktoriline autentimine ja uusimad krüpteerimistehnoloogiad.

2. Säästab Aega

Lepingute käsitsi haldamine on aeglane ja aeganõudev protsess. See hõlmab sageli näost näkku vestlusi, paberkoopiate allkirjastamist, edasi-tagasi saatmist, skannimist ja dokumentide üleslaadimist jagamiseks. Samuti peate lepingu muutmisel igal ajal kogu protsessi kordama.

Lepinguhaldustarkvaraga on lepingute sõlmimiseks kõikjal maailmas vähe ooteaega. Tarkvara nagu Zapendo standardvalik võimaldab teil kasutada oma e-allkirja, et säästa tunde lepingute ja kokkulepete pealt.

Mõne ettevõtte puhul algavad viivitused lepingu loomise ajal. Sel juhul kasutab mõni tarkvara mustandi käivitamiseks eelnevalt heakskiidetud malle, samuti standardseid tingimusi ja klausleid konkreetsete kasutusjuhtude jaoks.

Kaugtöölised, kellel puudub juurdepääs lepingudokumentidele, kipuvad küsima vastuseid lepingus vastatud küsimustele. See võib muuta ettevõttesisesel meeskonnal oma töökoormuse üle kontrolli säilitamise keeruliseks.

Lepinguhaldustarkvara salvestab kõik lepingu versioonid organiseeritud vormingus. Nii pääsevad kaugtöötajad juurde uusimale versioonile ja leiavad vastused oma küsimustele. Aeganõudvad protsessid, mida saab automatiseerida, hõlmavad allakirjutamist, uuendamist ja plaaniväliseid lepinguhaldustoiminguid.

3. Lihtsustab jagamist ja koostööd

Kaugtöökeskkonnas asuvad ettevõtted saavad konsulteerida ja teha koostööd meeskonnaliikmetega, kes töötavad kodus või töötavad reisil olles.

Pilvepõhine lepinguhaldustarkvara annab volitatud kasutajatele reaalajas juurdepääsu neile vajalikule teabele. See võimaldab teil sisse logida, sõlmida lepingu ja teha koostööd kolleegidega kõikjalt maailmast.

Tarkvaras on ka koostöö- ja suhtlustööriistad, nagu kommenteerimine ja dokumentide vestlus, mis muudab tingimuste reaalajas läbirääkimise ja värskendamise lihtsaks. Need tööriistad võimaldavad kaugmeeskondadel andmeid sisestada, aidates luua kontrollitud keskkonnas autonoomse tööjõu.

4. Vähendab riski ja parandab vastavust

Sellised probleemid nagu heakskiitmata tingimused ja täitmata kohustused võivad organisatsiooni ohtu seada. Õnneks võib lepinguhaldustarkvara aidata riske vähendada, kasutades eelnevalt kinnitatud klausleid ja lepinguauditi tööriistu.

Kasutades lepingu haldamise tarkvara, juhtkond saab kontrollida, et tulemused iga lepingu vastama ootustele ja et kaugtöötajad peavad auditeerimisvahenditega lepingust kinni.

Tarkvara võimaldab teil jälgida ja auditeerida lepingu verstaposti iga sammu kõikjal, võimaldades teil kõiki töötajaid, sealhulgas kaugtöötajaid, oma tegude eest vastutada. See aitab parandada tõhusust, kaitstes samal ajal teie ettevõtet mittevastavuse eest.

Tööriist sisaldab ka kontrolljälgi, mis võimaldavad vaadata kogu lepingute ajalugu vaid mõne klõpsuga. Volitatud kasutajad saavad vaadata, millises etapis leping on ja selle olekut (aktiivne, ootel, aegunud jne), parandades vastutust ja vastavust.

Tarkvara saate kasutada ka oma ärisuhete seisundi analüüsimiseks. Lepingute haldamise tarkvara sisaldab aruandeid, mis aitavad teil hinnata kolmandate osapoolte eeskirjade ja eeskirjade järgimise taset.

Töötajate parem suhtlemine ja ettevõttesisese juurdepääsu võimaldamine sisepoliitikatele loovad kaasatuse tunde, võimaldades suuremat järgimist. See kehtib eriti kodus töötavate töötajate kohta.

5. Automatiseerib hoiatused võtmekuupäevade ja tarnete kohta

Kaugmeeskondadega töötamine suurendab tähtaegade ja võimaluste vahelejäämise tõenäosust. Õnneks suudab lepinguhaldustarkvara jäädvustada lepingu peamised kuupäevad ja tulemused ning saata vastutavale poolele teatisi.

Lepinguhaldustarkvara on üks parimaid tööriistu kaugtööprotsesside sujuvamaks muutmiseks. Näiteks saate konfigureerida tarkvara teavitustööriista, et teavitada juhte lepingutest, mis tuleks tühistada või uuendada, kaitstes oma finantshuve.

Kaugtöötajaid saab teavitada ja nad hakkavad varakult ülesannetega tegelema, andes teile projektide üle suurema kontrolli. Samuti saate saata kõigile kaugtöötajatele teatisi poliitikamuudatuste või poliitika ülevaatamise vajaduse kohta.

Käivitusteated on kontaktihaldustarkvara oluline funktsioon ja võivad teid teavitada, kui lepingu oluline osa on allkirjastatud. Lisaks võimaldab mõni tarkvara määrata automaatseid korduvaid häireid, mis ei lähtestu enne, kui määratud meeskond teeb oodatud toimingu.

6. Tsentraliseerib andmed nähtavuse suurendamiseks

Levinud probleem käsitsi lepinguhalduse kasutamisel on vale lepingu leidmine. Lepinguhaldustarkvaraga ei pea te lootma räpastele kappidele, mis raskendavad oluliste dokumentide kiiret otsimist.

Pilvepõhine CMS lahendab probleemid otsitava keskse hoidla abil. Tsentraliseeritud dokumendikeskus sisaldab otsingu- ja filtreerimistööriistu, mis tagavad meeskonnaliikmete, sealhulgas kaugtöötajate, juurdepääsu kriitilisele teabele igal ajal ja igal pool.

Kõigi dokumentide salvestamine tsentraliseeritud virtuaalsesse hoidlasse suurendab lepingu nähtavust. Samuti annab see teile kontrolli juurdepääsu lepingudokumentidele ja loob ühtse tõeallika. Mõned ettevõtted võimaldavad meeskonnaliikmetel vaadata jooksvaid kohustusi, tulemusi, eelseisvaid projekte ja uuendamiskuupäevi ning lepingukulusid.

Täiustage protsesse ja töövooge lepinguhaldustarkvaraga

Lepingute kaughaldus ei ole organisatsioonis üks glamuursemaid ülesandeid. Kaugtöötajate jälgimine ja jälgimine on lepingute käsitsi haldamisel veelgi keerulisem.

Manuaalsed ja paberipõhised tehnikad muudavad lepingute haldamise protsessi aeglasemaks ja vähem tõhusaks. Kuid usaldusväärse lepinguhaldustarkvara abil saavad ettevõtted hõlpsalt lepinguid käsitleda isegi kaugmeeskondadega töötades.