Kui jagatud projekti arvutustabeli kallal töötab koos palju inimesi, peaksite asjade hõlpsaks tegemiseks seadistama mingi töövoo või protsessi juhtelemendid. Nii ei kaota te tehtut ega edasist tegemist – see aitab hoida kõiki samal lainel.

Siin räägime neist olulistest näpunäidetest ja parimatest tavadest, mida peaksite järgima teiste kasutajatega Excelis, Google'i arvutustabelites või muus sarnases koostöös.

1. Dokumenteerige võtmete muudatused ja värskendused

Arvutustabelite loomisel on oluline jälgida, mis on muutunud. Kui te ei ole ettevaatlik, võite lõpuks kellegi teise töö üle kirjutada.

Proovige lisada kommentaare või märkmeid muudatuste salvestamiseks – näiteks üksuse värskendamise põhjused, muudatusi teinud toimetajate nimed ja miks või kuidas nad seda tegid. Saate seda hõlpsalt teha, kasutades Tõstke esile Muudatused funktsioon jagatud töövihikus. Selle funktsiooni aktiveerimiseks järgige alltoodud samme.

  1. Minema Fail > Valikud > Kiirjuurdepääsu tööriistariba. MacOS-i jaoks minge aadressile Excel > Eelistused… > Lint ja tööriistariba > Kiirjuurdepääsu tööriistariba.
  2. Valige rippmenüüst Kõik käsud.
  3. Valige Tõstke esile Muudatused ja valige, kas soovite lisada kiirjuurdepääsu tööriistariba lindi kohale või selle alla. Klõpsake Okei.
  4. Kui olete lõpetanud, puudutage rippmenüü filtreid Kiirjuurdepääsu tööriistariba > Kuva käsusildid. Saate kohandada, kuidas soovite oma arvutustabelis muudatusi esile tõsta, valides rippmenüüs olevate valikute hulgast.

Samuti saate oma jagatud arvutustabeli üksusi või vahekaarte värvikoodiga kodeerida, et saaksite muudatusi kiiresti näha.

2. Sisestage lähteandmed õigesti

Toorandmete sisestamisel arvutustabelitesse on lihtne vigu teha. Probleem on selles, et kui te seda õigesti ei tee, võib see teie tulemusi täielikult moonutada ja viia teid valesse suunda.

Õnneks on mõned kiired näpunäited tagamaks, et sisestate lähte- või algandmed Exceli failidesse õigesti.

  • Teie andmed peavad olema selged ja täpsed. Püüdke vältida lühendeid, kui see pole absoluutselt vajalik, ja veenduge, et kõik numbri- või kuupäevavormingud oleksid kogu arvutustabeli(te)s selged ja ühtsed.
  • Lisage iga veeru/rea ülaossa kindlasti pealkiri, et teised kasutajad saaksid tabeleid paremini tõlgendada.
  • Vajadusel kasutage asjakohaseid (ja õigeid) valemeid.

3. Kasutage arvutustabeli juhtelemente

Arvutustabeli juhtelementide abil saate andmete sisestamisel vähendada vigade ohtu. Siin on mõned tööriistad, mida saate kasutada:

Andmete kinnitamine: Kasutades sellist tööriista nagu andmete valideerimine võimaldab koguda mitme kasutaja sisendit sobivas vormingus. Samuti tagab see andmete sisestamise ühtsuse ja hoiab ära kasutaja tahtmatu vea. Kui sisestate andmeid, mis kuuluvad teadaolevasse väärtuste komplekti, näiteks "Jah" või "Ei" või "Ei saa määrata", saate luua nende suvanditega rippmenüü, et teised kasutajad saaksid eelnevalt määratletud loendist valida valikuid.

Lehe vaade: The Lehevaate funktsioon on veel üks kasulik funktsioon, mis võimaldab arvutustabeli kasutajatel luua kohandatud vaateid oma töövihikust ja seadke oma filtrid teabe vaatamiseks, ilma et see mõjutaks teiste poolt töölehel tehtud muudatusi kasutajad.

4. Kasutage tabeleid ja diagramme

Olgem ausad: arvutustabelid on alguses üsna üle jõu käivad, eriti kui te pole harjunud töötama suurte andmemahtudega. Seetõttu soovitame andmete intuitiivseks seadistamiseks kasutada tabeleid, diagramme või graafikuid.

Kuigi tabelid aitavad teil teavet korraldada ja sortida, võib diagrammi või graafiku kasutamine aidata visuaalselt esitada. See hõlbustab trendide joonistamist või erinevate muutujarühmade võrdlusi aja jooksul, et saaksite oma andmeväärtustes märgata olulisi seoseid ja suundumusi.

5. Tõstke värvide ja vorminguga esile olulised väärtused

Tekstile ja pealkirjadele värvi lisades saate oma andmeid loetavamalt korraldada.

Sel viisil saate keskenduda andmete konkreetsetele aspektidele, ilma et kogu teave korraga üle koormaks. Võite kasutada ka selliseid tööriistu nagu tingimuslik vormindamine, mis võimaldab teil esile tõsta konkreetseid lahtreid selliste kriteeriumide alusel, nagu see, kas need on teatud väärtusvahemikus.

Funktsioon „Paanide külmutamine” on eriti kasulik, kui peate pikka arvutustabelit sirvides teatud alasid jälgima. Seda saate teha järgmiselt.

  1. Valige aktiivne rida või veerg.
  2. Mine lehele Vaade lindi vahekaart ja valige Paanide külmutamine.
  3. Valige rippmenüüst, kas soovite veerud või read külmutada.

Hüperlingi funktsiooni abil saate linkida ankurteksti failide, veebilehtede või töölehtedega.

  1. Selleks valige oma arvutustabelis lahter, mis sisaldab teksti.
  2. Mine lehele Sisestage sakk lindil.
  3. Puudutage lindist paremal Link ja valige vasakpoolsest menüüst suvandid. Võite linkida oma kohalikus mälus olevatele failidele või veebilingile või muudele allikatele.

See aitab teie meeskonnaliikmetel hõlpsalt leida viiteid või lähtefaile. Näiteks kui teie ettevõtte veebilehel on loetletud tooted ja teenused, saate hõlpsalt luua lahtrisse hüperlingi, mis viib meeskonnaliikmed sellel klõpsates otse lehele.

Sageli võib olla raske teada, mille kallal teie kolleegid töötavad. Arvutustabelitööriistad, nagu Google'i arvutustabelid, muudavad aga mitme toimetaja jaoks lihtsaks reaalajas dokumentide kallal koostööd teha. Saate avada vestluse külgriba, puudutades aktiivsete kasutajate loendi kõrval olevat vestlusikooni mulli.

See on mugav funktsioon – saate arutada kõiki probleeme, mis teil jagatud failidega töötades tekkisid. See võimaldab teil ka kiiresti üksteisega suhelda, kui vajate abi või abi millegi konkreetse dokumendiga seoses.

9. Andke kaastöötajatele muutmis-/vaatamisõigus

Üks esimesi samme jagatud arvutustabelite kallal koostöö tegemisel on tagada, et meeskonnaliikmetel oleks redigeerimis-/vaatamisõigus (kirjutuskaitstud). Peate veenduma, et olete jagamise esmalt lubanud.

Teiseks lisage oma individuaalsetesse töövihikutesse vastavalt vajadusele kaastöötajaid ja andke neile kirjutuskaitstud juurdepääs või muutmisõigus. Veenduge, et kõigil oleks juurdepääs faili ühilduvatele versioonidele, et neil ei tekiks töö käigus sünkroonimise või salvestamisega probleeme.

Nutikam koostöö hõlpsasti loetavate arvutustabelitega

Lõppkokkuvõttes on see kõik suhtlemises. Kui töötate inimeste grupiga ühise projekti kallal, on oluline tagada, et teie meeskonna suhtlus sujuks võimalikult sujuvalt.

Need ülaltoodud näpunäited peaksid aitama muuta teie arvutustabeleid kasutajasõbralikumaks ja hõlpsamini loetavaks, et teabe jagamine ja tõlgendamine oleks alati lihtne.