Ärge kunagi saatke halvasti koostatud e-kirju. Hirmsad struktuurid mitte ainult ei sega sõnumit, vaid jätavad adressaatidele negatiivse mulje teie tööeetikast ja professionaalsusest. Hea suhtlemisoskus on igas valdkonnas ülioluline.
Vigade vältimiseks lugege oma mustandid üle. Parandage need sageli tähelepanuta jäetud halvad tavad ja vead, mis muudavad meilid ebaprofessionaalseks.
1. Rämpspostiga teemaread
Turundajad arvavad, et müük-y teemaread suurendada e-kirjade avamise määra; kahjuks annavad need vastupidised tulemused. Saajad kipuvad liiga reklaammeile ignoreerima. Kui nad teid juba ei tunne, pole neil kohustust teie sõnumit kontrollida.
Selle asemel, et olla müügihimuline, olge kaasahaarav. Koosta tähelepanu köitvad teemaread mis sisaldab kirjeldavaid, mõtlemapanevaid sõnu. Äratage lugejate uudishimu. Võite kasutada avatud küsimusi ja esitlusi – lihtsalt veenduge, et need on teie sõnumiga seotud. Vastasel juhul võivad adressaadid teid klikipeibutusobjektide kuritarvitamise eest blokeerida.
2. Naljad ja vaimukad märkused
Mõelge kaks korda enne, kui lisate oma töömeilidesse nalju. Kuigi naeru jagamine võib mõnel juhul aidata teil suhteid luua, teeb see sageli rohkem kahju kui kasu. Nalja on raske meili teel edastada. Isegi kergemeelseid sõnamänge võidakse võtta sarkastiliste või solvavatena, kui lugeja saab sinust valesti aru.
Üldreeglina jäta naljad vahele. Selle asemel uurige muid viise meeleolu leevendamiseks, nt isikliku loo jagamine või vastastikuse huvi arutamine. Ligipääsetav ja sõbralik olemine ei nõua rämpsu.
3. Emotikonid ja liigsed kirjavahemärgid
Tänapäeval kasutavad emotikone rohkem postkasti pakkujad. Platvormid, nagu Outlook ja Gmail, võimaldavad isegi teemaridadele emotikone sisestada.
Kuigi lõbusad ja loomingulised, ei kuulu need töömeilidesse. Inimesed tajuvad emotikone erinevalt. Näiteks kui sina võid kasutada naerva näo emotikonit rõõmu väljendamiseks, võivad teised näha seda sarkasmina. Smailid ei edasta alati teie kavandatud sõnumit.
Ka varjulistele turundajatele meeldivad emotikonid. Kui kasutate neid sageli, võivad adressaadid teid seostada andmepüügirünnakute, müügiuudiskirjade ja liigsete reklaamreklaamidega.
4. Kirja- ja grammatikavead
Kirjavead ei muuda kavatsust. Isegi kui kirjutate oma meilis iga sõna valesti, saavad lugejad sellest konteksti vihjete kaudu siiski aru. Täiustatud grammatilised vead võivad tekitada segadust, kuid tekst ei jää arusaamatuks.
Kas see tähendab, et võite kirjavigadest mööda vaadata? Kindlasti mitte! Ehkki õigekirja- ja grammatikavead ei sega teie sõnumit, näevad need välja hoolimatud. Olenemata sellest, kas tutvustate potentsiaalset inimest või värskendate kolleegi, on teil raskusi tema usalduse teenimisega ebaprofessionaalse kirjutamisega.
Parim viis on mustandid enne saatmist hoolikalt üle vaadata. Käivitage oma tekst läbi a usaldusväärne õigekirjakontroll, kõrvaldage tarbetu kohevus, reguleerige vastavalt tooni ja vahetage keerulised sõnad lihtsamate vastu. Korrake neid samme nii mitu korda kui vaja.
5. Pikad lõigud
Olge Google Docsi või Microsoft Wordi e-kirjade mustandite kopeerimisel ja kleepimisel ettevaatlik. Tekstitöötlusprogrammidel on erinevad vaikeseaded. Te ei saa eeldada, et teie e-kirjad näevad välja nagu kirjutamise ajal. Need kohanduvad praeguse programmi fondi stiili, teksti suuruse ja vahedega.
Parima tavana kopeerige ja kleepige ilma vormindamiseta, vajutades Ctrl/Cmd + Tõstuklahv + V Ctrl/Cmd + V asemel. See kustutab varasemad vormingumuudatused. Pikkade tekstiplokkide vältimiseks hoidke igas lõigus kaks kuni kolm lauset.
6. Liigne teave
Ulatuslikud selgitused tulevad kasuks, kuid need tuleb õigesti ajastada. Ärge esitage lihtsalt juhuslikke fakte. Tõenäoliselt klõpsavad lugejad teie e-kirjadelt eemale, kui laadite neile kohe alguses teabega üle.
Jagage ainult seda, mida lugejad vajavad. Keeruliste teemade selgitamisel lisage asjakohased uurimisdokumendid, planeerige virtuaalsed konsultatsioonid ja vastake kõigile ettetulevatele päringutele.
7. Üldised lõpuavaldused
Üldised lõpulaused on kauged. Need muudavad teid ebaprofessionaalseks ja nõrgendavad teie meili järeldust. Sul on vähem võimalusi edukalt sulgeda. E-kirjade lõpetamisel kasutage otsesemat ja kokkuvõtlikumat sõna alternatiiv sõnadele "Ootan sinust kuulmist".
Need on juba ülekasutatud. Lugejad on neid varem sadu kordi näinud – need ei jäta positiivset mõju. Üldiste ridade kasutamise asemel kasutage tugevat CTA-d. Rääkige oma lugejatele nende valikutest ja juhendage neid teie e-kirjade järgi tegutsema.
8. Mittevajalikud manused
Meilimanused muudavad teabe jagamise lihtsaks. Selle asemel, et koormata lugejaid pikkade, soovimatute sõnumitega, suunake nad asjakohaste ressursside juurde. See säästab kõigi asjaosaliste aega.
Seda arvestades peaksite hoiduma ka failide hulgi saatmisest. Kasutajad on üldiselt manuste avamise suhtes skeptilised, kuna need võivad levitada pahavara. Mitme faili meili saatmine tekitab isegi turvaprobleeme.
Kui peate saatma korraga mitu dokumenti, kasutage failijagamistööriista, nagu Dropbox. Laadige failid üles oma eelistatud platvormile, määrake vajalikud privaatsuspiirangud ja seejärel saatke juurdepääsulink meili teel.
9. "Loovad" vormingud
Vältige julgete fontidega mängimist. Saate rõhutamiseks alla joonida, kaldkirja või paksus kirjas teksti, kuid kasutada vaikefondi stiili, värvi ja suurust.
"Loovlikud" kirjatüübid toovad professionaalses keskkonnas ebaolulist kasu. Need juhivad lugejate tähelepanu teie meililt kõrvale. Selle asemel, et mõista sõnumi eesmärki, keskenduvad nad teie kasutatud erinevatele värvidele ja stiilidele.
Samuti muudavad veidrad formaadid visandlikuks. Postiteenuse pakkujad saadavad isegi ennekuulmatuid kujundusi ja värve sisaldavad e-kirjad otse rämpsposti kaustadesse.
Kasutage loomemalle ainult siis, kui need ühtivad teie brändiga. Näiteks näitab allolev näide, kuidas virtuaalne kohtumisplatvorm nimega Gather jagab oma funktsioone professionaalsuses järeleandmisi tegemata.
10. Ebaselged motiivid
Väike jutt võib aidata ebamugavaid koosolekuid kergendada, kuid see sobib harva töömeilidega. Lõpetage ümber põõsa peksmine. Kui teie sõnum on neile tüütu ja segadusttekitav, teeb enamik inimesi klõpsuga.
Oma mõtte selgeks tegemiseks kasutage selget ja kokkuvõtlikku keelt. Sissejuhatus peaks olema lühike ja tähelepanu äratav, samas kui keha peab käsitlema käsitletavat teemat. Ebamäärased selgitused toovad lõpuks kaasa aega raiskavad järelmeilid.
Kui te ei saa teemat üheks sõnumiks kokku suruda, korraldage selle asemel koosolek. Kohtumise määramise rakendused kõnede planeerimisel välistage edasi-tagasi meilid. Lihtsalt saatke teisele poolele kutse link ja oodake tema vastust.
Hoidke oma töömeilid professionaalsed ja lugupeetavad
Regulaarselt saadetavate ja vastuvõetavate meilide arvu tõttu võib oodata, et mõned vead langevad läbi. Aeg-ajalt esinevad kirjavead on arusaadavad. Kuid pange tähele, et järjepidev alammallide kasutamine peegeldab teid halvasti. Saajad võivad isegi tunda, et nad pole läbimõeldud e-kirju väärt. Ärge kunagi jätke korrektuuri etappi vahele.
Veelgi paremate meilide koostamiseks uurige saadud halbu e-kirju. Leidke oma rämpspostikaustast erinevate müügiargumentide, uudiskirjade ja andmepüügikatsete vahel ühiseid jooni. Grammatikavigade tegemine on üks asi, aga musta nimekirja kantud IP-aadresside kasutamine, müügi-y keele kuritarvitamine ja massiline linkide juhuslik saatmine on teine asi.
