Kuidas kasutada ChatGPT-d tööl keeruliste meilide kirjutamiseks

Rasked meilid on mingil hetkel teie karjääris vältimatud. Olenemata sellest, kas ütlete ei lisaprojektide võtmisest või palute vaba aega, võib meili kirjutamine ja seejärel julguse leidmine saata.

On teada, et ChatGPT aitab inimestel kirjutada kaaskirju ja CV-sid, nii et võite küsida, kas see aitab teil kirjutada ka keerulisi e-kirju. Kui annate tehisintellektile piisavat teavet, saate sisu, mida oma meili aluseks võtta. ChatGPT aitab teil keskenduda sõnumile ilma emotsioonideta.

1. toiming: avage ChatGPT

Olete valmis alustama, kui teil on juba konto ChatGPT-ga. Kui olete ChatGPT uus kasutaja, saate luua konto oma e-posti või Google'i kontoga. Kui registreerute uue konto jaoks, peaks teie mobiiltelefon olema läheduses, kuna platvorm saadab teile alustamiseks kinnituskoodi.

2. samm: tutvustage ennast ja oma rolli organisatsioonis

Enne kui palute ChatGPT-l kirjutada tööga seotud e-kirju, peaksite tutvustama ennast, oma tööd ja oma kohustusi platvormil. ChatGPT kasutab teie esitatud teavet pakutavate meilide koostamiseks.

Kui saadate oma tutvustuse, platvorm vastab, andes teile teada olulise teabe, mille ta teie tutvustusest sai. Kui töötate platvormiga esimest korda, hindate positiivset tagasisidet, mida see teile ennast tutvustades annab.

Siin on sissejuhatuse näide:

Siin on ChatGPT vastus:

3. samm: paluge ChatGPT-l kirjutada soovitud meil

Kui olete andnud ChatGPT-le teada oma tööst ja sellest, kelle heaks töötate, on ta valmis koostama keerulisi e-kirju, mida vajate kirjutamisel. Olete meeldivalt üllatunud, kui kiiresti AI loob meile, millega saate töötada.

Tagasiastumise e-kiri

Olenemata sellest, kas olete põnevil oma karjääri järgmisest etapist või lõpetate töö, sest olete praegusest olukorrast tüdinenud, võib lahkumismeili kirjutamine olla keeruline. Sa ei taha sildasid põletada, seega soovid positiivselt lahkuda.

Ärge unustage, et võite tulevikus vajada viiteid ja soovite olla kindel, kui esitate inimeste nimed, kellega olete koostööd teinud. Teie lahkumisavaldus ei ole õige aeg rääkida juhtkonnast, puhkusepoliitikast ega kaevata oma töökaaslaste üle. see on tööandja teavitamine.

Ülal näete ChatGPT loodud lahkumiskirja, mis jätab hüvasti ja annab juhtkonnale teada, et teete nendega koostööd, et üleminek oleks võimalikult sujuv. Kas soovite töölt lahkuda? Siin on mõned finantskaalutlused, milleks valmistuda.

Saatke oma juhendajale e-kiri, et te ei kavatse tähtaega täita

Kui teil on raskusi tähtajast kinnipidamisega, on parem teavitada sellest oma ülemust või juhti niipea kui võimalik. Kui juhtkond on teadlik, et te ei suuda tähtajast kinni pidada, võivad nad teha muudatusi, mis võimaldavad teil tähtajast kinni pidada.

Kui teised inimesed või järgmine samm sõltub teie tähtajast kinnipidamisest, võib kõik peatuda, kuni teie ülesanne on täidetud. Kui annate teile lootvatele inimestele teada, et te ei kavatse tähtajast varem või hiljem kinni pidada, võib see aidata teil säilitada suhteid juhtkonna ja meeskonnaga.

Erakorralise puhkuse taotlemiseks meil

Olete juba stressis olukorra pärast, mis tingis vajaduse puhkusetaotluse järele, ja meili kirjutamisele keskendumine on viimane asi, mis teile meelde tuleb. Hädaolukorra lahendamiseks peate kirjutama oma juhile või juhendajale e-kirja, milles palutakse puhkust.

Isegi kui olete puhkusest oma juhiga juba arutanud, peate võib-olla talle midagi kirjalikult esitama. Olge realistlik, kui palju aega vajate, ja seadke oma tööandjale mõistlikud ootused selle kohta, millal kavatsete tööle naasta.

Kuna on tõenäoline, et tegemist on viimase hetke taotlusega, võiksite näidata, kuidas teiega ühendust saab, kui plaanite linnast väljas olla. Samuti võite oma juhile või ülemusele kinnitada, et kontrollite oma e-kirju ja kõnepostiteateid regulaarselt, et oma kohustustega kursis püsida.

Meilisõnum, et öelda projektile "ei".

Kuigi võite soovida vastata taotlusele võtta mõni muu projekt koos “Kas sa teed nalja?”, võib olla parem, kui reageerite taktitundeliselt. Peaksite e-kirja kiiresti saatma, eriti kui kipute kõigele jah-sõna ütlema.

Kui ootate e-kirja saatmisega liiga kaua, võite leida põhjusi, mis veenavad teid jah-sõna ütlema, isegi kui teie sisetunne ütleb, et see pole hea mõte ja teil on niigi palju. Peate tagama, et e-kiri ei satuks nii, nagu te lihtsalt ei taha tööd teha.

Muutke ChatGPT loodud meili, et see vastaks organisatsiooni eeskirjadele ja sobiks taotluse esitanud inimesega. E-kiri teie juhendajale on ametlikum kui e-kiri töökaaslasele. Kui teil on vaja sellega tegeleda, võite olla huvitatud õppimisest kuidas öelda tööl viisakalt "ei"..

Meil, et saada selgust organisatsiooni prioriteetide kohta

Mõnikord võime oma kohustustega üle koormata ega tea, kust alustada. Selle asemel, et proovida seda iseseisvalt välja mõelda, on kõige produktiivsem asi, mida saate teha, küsida oma juhilt või juhendajalt, millele nad soovivad, et te keskenduksite.

Abi küsimine võib olla hirmutav, sest me ei taha näida, nagu me ei teaks, mida me teeme. Parem on küsida juhtimist kui eeldada. Võite arvata, et midagi peaks olema prioriteet, kuid see ei pruugi olla organisatsiooni jaoks kriitilise tähtsusega.

Selle asemel, et raisata oma aega projektile, mis ei ole organisatsiooni jaoks prioriteet, on parem otsida kinnitust. Kui vajate prioriteetide seadmisel abi, võite olla huvitatud parimad rakendused, mida saate kasutada tööülesannete tähtsuse järjekorda seadmiseks.

4. samm: vaadake üle ja muutke ChatGPT loodud meilid

Kui ChatGPT loob teie viipa kasutades meili, peaksite selle üle vaatama ja tegema vajalikud muudatused. Mõned eelnõus mainitud asjad ei pruugi teie kohta kehtida ja tehisintellektil võib puududa oluline teave, mida soovite lisada.

5. samm: saatke e-kiri

See on ilmselt keerulise meili kirjutamise kõige keerulisem osa. Lõpetage reaktsiooni pärast muretsemine ja saatke see! Enne kui vajutate nuppu Saada, võiksite õppida vead, mis muudavad ärimeili ebaprofessionaalseks.

Raskeid e-kirju tuleb saata

Negatiivse iseloomuga meilide saatmine võib olla keeruline, kuid seda tuleb teha. Keeruliste teemade vältimine võib tekitada rohkem probleeme, kui nendega tegelemine tekitab. Kuigi keerulise meili koostamine võib tekitada ärevust, tunnete end paremini, kui vajutate nuppu Saada.

Teie juht või ülemus ei pruugi sõnumiga rahul olla, kuid nad hindavad teid, kui teavitate neile toimuvast piisavalt ette. Konfliktidega tegelemine ei pruugi olla teie lemmiktegevus, kuid oluline on seda tõhusalt juhtida. Konfliktide haldamine on oluline oskus, mida tuleb professionaalselt ja isiklikult õppida.