Töötajad on töörakenduste vahel lülitumisega nii harjunud, et on selle jaoks välja töötanud pikaajalise lihasmälu. Kuigi need tööriistad on mugavad, aitavad need teid ainult teatud määral.
Vahekaartide vahetamine võtab aega vaid sekundeid, kuid mitme programmi samaaegsel käivitamisel lisandub see mitu tundi nädalas. Ja enamik töötajaid ei saa isegi aru, et nad raiskavad aega. Teie töövoo sujuvamaks muutmiseks selgitame liiga paljude kontoritarkvaraprogrammide kasutuselevõtuga kaasnevaid ohte.
Mis põhjustab vajadust töötamise ajal rakendusi vahetada?
Tehnoloogia muudab äriprotsessid sujuvamaks erinevate tööülesannete automatiseerimine. Projektihaldustööriistad korraldavad meeskonna kohustusi, ajajälgijad jälgivad töötajate tegevust ja ajastamistööriistad määravad kohtumisi.
Sellegipoolest ei saa tarkvaraprogrammid ikkagi täielikult asendada inimeste pingutusi. Automatiseerimisse investeerimine, mida paljud tööandjad teevad, sunnib kasutajaid žongleerima mitme rakendusega. Pikisuunaline uuring autor
Okta, Inc. näitab isegi, et 10% USA ettevõtetest juurutavad tööks 199+ tarkvara. Enamik inimesi ei suuda nii palju platvorme kiiresti töödelda.6 Liiga paljude töörakenduste vahel vahetamise negatiivset mõju
Mõned väidavad, et vahekaartide vahel vahetamine on automatiseerimise ja mugavuse eest väike hind. Digitaalsed põliselanikud peaksid ju muutustega kohanema. Kuigi ettevõtted saavad koondada ainult teatud funktsioone, toob liiga paljude töörakenduste võtmine töötajatele kaasa mitmeid puudusi.
1. Platvormide vahel vahetamine raiskab aega
Ettevõtted investeerivad aja säästmiseks töövahenditesse. Nad loodavad, et teiesugused töötajad saavutavad pärast mõne oma igapäevaste ülesannete mahalaadimist rohkem. Jah, kontoritarkvaraprogrammid kiirendavad töövooprotsesse. Saate need oma rutiini lisada ja oma töökoormust minimeerida, kuid liigne sõltuvus toob kaasa vastupidise tulemuse.
Sage mitme rakenduse vahel vahetamine raiskab liiga palju aega. Iga trendika platvormi hankimise asemel tehke kindlaks millised töörakendused tegelevad kõige hullemate ajaraiskajatega oma töökohas. Soovitage oma juhendajatel piirduda oluliste tööriistadega. Tarkvaraprogrammide üleostmine raiskab ainult ettevõtte ressursse ja tekitab töötajatele tarbetut stressi.
2. Teabe salvestamine mitmele platvormile seab ohtu turvalisuse
Varade jälgimine mängib küberturvalisuses üliolulist rolli. Parim viis väliste ja sisemiste rünnakute vältimiseks on hoida silma peal kasutajatel, kes failidele juurde pääsevad, neid vaatavad ja redigeerivad. Keegi ei saa öelda, millal andmetega rikkumine toimub. IT-juhtidel peab olema reaalajas juurdepääs mis tahes ettevõtte andmetele 24/7.
Mitme tarkvara kasutamine muudab jälgimise aga keeruliseks. Erinevate platvormide jälgimine maksab tohutult ressursse, nii et enamik ettevõtteid eiraks madala prioriteediga rakendusi üldse.
Pange tähele, et selline lähenemine seab ohtu ettevõtte üldise turvasüsteemi. Küberkurjategijatel on tänapäeval oskused ja tehnoloogilised ressursid, et kuritarvitada isegi vana, aegunud isikut tuvastavat teavet (PII). Ärge viige ettevõtte faile üle rakendustesse, mida te ei saa regulaarselt jälgida.
3. Rakenduste vahel lülitumine häirib mõttekäiku
Uue teabe töötlemine takistab vooseisundi saavutamist. Kui põrkate erinevate platvormide vahel mitu korda päevas, näete vaeva nõudlike ülesannetega, mis nõuavad rohkem kui mõne minuti keskendumist.
Vahekaartide vahetamine nõuab minimaalset pingutust, kuid erinevatele ülesannetele hüppamine põhjustab märkimisväärset kognitiivset stressi. Töötajad ei ole masinad, mis töötlevad automaatselt uut teavet. Aruanne autorilt Psychreg.org näitab, et lühiajalise mälu kanalid suudavad 10–60 sekundi jooksul salvestada ainult umbes seitset üksust.
Parim viis on piirata ühe ülesande jaoks kasutatavaid süsteeme. Oletame, et kirjutate blogi. Selle asemel, et hüpata platvormide ja vahekaartide vahel, et koguda teavet kirjutamise ajal, uurige ja koguge eelnevalt kõige kriitilisemad punktid.
4. Liiga paljude taustarakenduste käivitamine kahjustab seadme funktsionaalsust
Liiga paljude taustaprotsesside käivitamine aeglustab teie seadet. Kerged rakendused, nagu kiirsuhtlusplatvormid ja projektihaldustööriistad, ei tarbi palju RAM-i. Raskete süsteemide (nt fototöötlusprogrammid, saidiloojad ja videokonverentsirakendused) samaaegne käitamine võib aga põhjustada mõningast viivitust.
Peaksite teadma oma seadme piiranguid. Blokeerige ülesanded, mis nõuavad palju RAM-i rakendusi, et saaksite selle perioodi jooksul mõned taustaprotsessid kõrvaldada. Te mitte ainult ei kaitse oma vidinat, vaid töötate ka kiiremini. Välised häired, nagu aeglaselt laadivad lehed ja külmunud ekraanid, muudavad keskendumise keeruliseks, eriti kui käivitate pidevalt kokkujooksnud rakendusi.
5. Mitme platvormi tutvustamine uutele töötajatele võtab aega
Uute töötajate õpetamine mitme tööriista üheaegseks õppimiseks pikendab sisseelamisprotsessi. Uute süsteemide kasutuselevõtt võtab aega. Erinevate tööriistade tõhusaks kaasamiseks oma töövoogu vajate mitu nädalat kordamist.
Sisseastumine peaks keskenduma kohanemisele. The parimad viisid värvatud vastuvõtmiseks sisaldama meeskonna tutvustusi, põhjalikku koolitust ja ressursside selgitust. Kuid kui teie koolitaja veedab suurema osa ajast teile kontoritööriistu õpetades, võib ta neid tegevusi kogemata kahe silma vahele jätta.
6. Töötajatel võib liiga palju platvorme meeles pidada
Vahekaartide vahel vahetamine on üks asi, kuid iga päev kasutatavate erinevate platvormide valdamine on teine asi. Kõik tööriistad ei ole ühesugused. Kuigi saate kiiresti õppida sõnumsideplatvorme ja märkmete tegemise rakendusi, nõuab projektihaldusplatvormide, saidiloojate ja videoredaktorite kasutamine muude keerukate ressursside hulgas palju koolitust.
Liiga paljude platvormide õppimine on kognitiivselt kurnav. Kui kulutate tunde kontoritööriistade meisterdamisele, ei jää teil tegelikuks tööks enam energiat ja vaimset jõudu, mis pärsib jõudlust.
Mida saate teha, et minimeerida vajadust rakenduste vahel vahetada?
Kui olete füüsilisest isikust ettevõtja, saate oma töövoo üle paremini juhtida. Hinnake tööriistad, mida kasutate vabakutseliste ülesannete automatiseerimiseks ja vaadake, millised need üksteisega hästi integreeruvad. Enamik haldustööriistu mahutab kolmandate osapoolte rakendusi samas ökosüsteemis.
Teise võimalusena vajate oma juhendaja tuge, kui töötate eraettevõttes. Paluge töövoo kitsaskohtade tuvastamiseks meeskonna tegevusaruanded üle vaadata. Eemaldage üleliigsed tööriistad, kontrollige, millised süsteemid saavad töötada ühel litsentsitud platvormil, ja proovige tõhusaid failide migratsioonistrateegiaid. Kui teil on kindel argument, saatke see vastavasse osakonda.
Kõrvaldage väikesed halvad harjumused, mis takistavad töövoo tõhusust
Kuigi tarkvaraprogrammid võivad teatud toiminguid automatiseerida, takistab mitme valiku ootamatu kasutuselevõtt töövoo tootlikkust. Ärge koormake end tööriistadega üle. Lisaks erinevate rakenduste vahel vahetamisele raiskate aega ka mõttetutele ülesannetele, nagu uute lehtede laadimine, programmide käivitamine ja failide migreerimine.
Tootlikkuse edasiseks suurendamiseks jätkake hindamist, millised väikesed halvad harjumused põhjustavad töövoo kitsaskohti. Soovitame jälgida oma töötegevust. Ülesannete kvantifitseerimine aitab teil märgata peeneid, kuid ohtlikke tootlikkuse tapjaid, nagu edasilükkamine, sotsiaalmeedia ja perfektsionism.