Kuidas muuta e-kirjad ClickUpi abil ülesanneteks ja kommentaarideks

Kas olete väsinud oma ülesannete loendiga kursis hoidmisest, vahetades pidevalt Gmaili postkasti ja ClickUpi tööruumi vahel? Noh, ClickUpil on lahendus selle probleemi kõrvaldamiseks.

Saate muuta oma meilid ClickUpis ülesanneteks ja kommentaarideks, ilma et peaksite Gmailist lahkuma. Juhendame teid selle protsessiga, et muuta teie tööviisi, et suurendada teie üldist tootlikkust.

Kui soovite meili edastada ülesande kommentaaride jaotisesse Klõpsake nuppuÜles, peate hankima ülesande kordumatu e-posti aadressi. Jah, sa kuulsid seda õigesti! Igal ClickUpis loodud ülesandel on kordumatu aadress. Selle aadressi hankimiseks hõljutage kursorit ülesande kohal, millele soovite meile edastada, ja klõpsake nuppu ellipsi ikoon.

Valige ripploendist Saada ülesandele meil.

Klõpsake hüpikaknas Kopeeri ülesande meili lõikelauale kopeerimiseks.

Nüüd avage Gmail ja klõpsake nuppu

Ctrl + V ülesande meili kleepimiseks aadressiribale. Märkate, et tekst muutub kohe ClickUpi ülesande nimeks. See on väga kasulik, kui soovite samale aadressile saata teise meili – tippige lihtsalt ülesande nimi ja valige see rippmenüüst.

Lisage meilile teemarida ja sisu ning vajutage nuppu Saada nuppu.

Pärast meili saatmist kuvatakse see ülesande kommentaaride jaotises (nagu on näidatud alloleval pildil). Pange tähele, kuidas ClickUp tuvastab saatja ning kuvab meili teema ja sisu. See sisaldab ka meili sisu HTML-faili, mille saate oma arvutisse alla laadida.

Nagu iga ClickUpile lisatud kommentaar, saate ka edastatud meilis teha mitmeid muudatusi. Kui hõljutate kursorit kommentaari kohal, saate seda muuta, vaadata täisekraanirežiimis või määrata selle mõnele meeskonnaliikmele. Teie meeskonnaliikmed saavad kommentaariga tegeleda, reageerides sellele emotikoniga või jättes otsese vastuse.

Klõpsates kommentaari ellipsi ikoonil, saate lisavalikud, mis võimaldavad:

• Kopeerige kommentaari URL.
• Lisage kommentaar oma ülesande kirjelduse alale.
• Määrake meeldetuletus kommentaariga toimingu tegemiseks.
• Kustuta kommentaar.

Looge ClickUpis e-posti teel uusi ülesandeid

Sarnaselt ClickUpi ülesannetega on igal loendil ka kordumatu aadress. See tähendab, et saate e-kirju sellesse loendisse ülesandena edastada. Mis tahes loendi aadressi hankimiseks hõljutage kursorit peamise külgriba navigeerimisribal loendi nime kohal ja klõpsake nuppu ellipsi ikoon loendi sätete avamiseks.

Valige rippmenüüst E-post loendisse.

Klõpsake hüpikaknas Kopeeri loendi meili kopeerimiseks lõikelauale.

Kleepige e-kiri Gmaili aadressiribale, lisage teemarida ja keha ning vajutage Saada. Seekord on teie teemaks teie ülesande nimi ClickUpis ja kehaosa lisatakse ülesande kirjeldusalale. Kõik meilile lisatavad failid lähevad ülesande jaotisesse Manused (lisaks HTML-failile, mille ClickUp manustab automaatselt).

Saate määrata uuele ülesandele täiendavaid atribuute, lisades need teemareale:

• Volitaja: Määrake uus ülesanne endale või meeskonnaliikmele (nt. John Doe) kasutades või.
• Tähtaeg: Määrake tähtpäevad, määrates täpsed kuupäevad, näiteks või kasutades loomulikku keelt, näiteks, , või.
• Sildid: Lisage oma ülesandele sildid kasutades. Kui teie määratud sildi nime pole olemas, luuakse see automaatselt.

Pärast meili saatmist kuvatakse see teie määratud ClickUp-loendis, nagu on näidatud alloleval pildil.

Kui töötate sageli oma tööruumis teatud loenditega, võtke aega nende aadresside salvestamiseks Gmaili, et oleks lihtsam neile kiiresti juurde pääseda.

Kuidas e-kirju ClickUpi automaatselt edasi saata

Kui leiate, et saadate ülesande või kommentaarina pidevalt konkreetselt saatjalt e-kirju ClickUpile, säästab automatiseerimise seadistamine teie väärtuslikku aega. Ärge laske terminil „automaatika” end hirmutada – piisab, kui seadistada Gmailis edasisuunamisfilter.

Lisage Gmaili edastamise e-posti aadress

Enne meilide edastamise alustamist peate lisama (ülesande või loendi) edastamise e-posti aadressi, kuhu meilid saadetakse. Selleks klõpsake nuppu hammasratta ikoon Gmaili paremas ülanurgas ja valige Vaadake kõiki seadeid.

Klõpsake vahekaardil Edastamine ja POP/IMAP nuppu Lisage edasisuunamisaadress nuppu.

Kleepige oma ClickUpi ülesanne või loendi aadress tekstiväljale. Veenduge, et olete aadressi algusesse ja lõppu lisatud lisatekst ja nurksulud, seejärel klõpsake nuppu Edasi. Järgmises kahes ilmuvas hüpikaknas klõpsake Jätkake siis Okei.

Kui avate ClickUpi tööruumi, kuvatakse kinnituslink uue ülesandena loendis, kuhu e-kirjad edastate.

Kui avate ülesande, klõpsake kinnituse lingil, mis asub kirjelduse alas. Ilmuvas hüpikaknas klõpsake nuppu Kinnita et lõpuks e-posti aadress Gmaili lisada.

Määrake e-kirjade ClickUpi edasisaatmiseks filtrid

Pärast edasisuunamisaadressi lisamist saate nüüd seda teha seadistage meilide saatmiseks filter sellele aadressile. Alloleval pildil kontrollib filter ainult seda, et meili saatjal oleks konkreetne aadress.

Kui e-kiri vastab seatud kriteeriumidele, arhiveeritakse ja edastatakse valitud ClickUp-aadressile.

Olete edukalt lõpetanud automatiseerimise seadistamise, et edastada konkreetsed meilid ClickUpile. Kui soovite selle järgmisele tasemele viia, saate seda teha seadistage filtrid meilide Slackile edastamiseks, ja teine filter meilide Outlooki edastamiseks. See on väga kasulik funktsioon postkasti tõrjumiseks ja korras hoidmiseks, jäädes samal ajal oma ülesannete loendisse.

Tühjendage oma e-kirjad ja hoidke ClickUpiga organiseeritud

E-kirjade muutmine ClickUpis ülesanneteks ja kommentaarideks on töövoo haldamisel mängumuutus. Vaid mõne klõpsuga saate muuta oma meilis leiduva kaose sujuvaks ja organiseeritud ülesandeks, mida on lihtne jälgida ja hallata. Ja see on alles algus – ClickUpi kasutamise õppimiseks on loovamaid viise, millest te ei pruugi teadlik olla.