Eisenhower Matrix vs. Ülesannete loend: kumb on aja juhtimiseks parem?

Tööalaste e-kirjade haldamise, majapidamistöödega žongleerimise ja perekondlike kohustuste jaoks aja leidmise vahel võib isikliku ja tööelu nõudmistega kursis olemine olla keeruline. Ajahaldusstrateegia võib aidata teil päevas rohkem tunde taastada.

Jätkake lugemist, et teada saada, mille poolest Eisenhoweri maatriks erineb ülesannete loendi meetodist, millised on iga lähenemisviisi tugevad ja nõrgad küljed ning milline meetod sobib kõige paremini teie vajadustele ja eesmärkidele.

Eisenhoweri maatriksi ja ülesannete loendi põhitõed

Üks populaarne ajaplaneerimise viis on traditsiooniline ülesannete nimekiri. See hõlmab ülesannete loendi üleskirjutamist nende prioriteetsuse järjekorras ja nende ükshaaval läbitöötamist. Kuigi see lähenemisviis võib olla kasulik, ei arvesta see alati kiireloomulisuse tegurit.

Teisest küljest aitab Eisenhoweri maatriks seada ülesandeid tähtsuse järjekorda nende kiireloomulisusest ja tähtsusest lähtuvalt. See meetod võib aidata teil suurendada tootlikkust ja tõhusust, keskendudes kõige olulisematele ülesannetele, aidates samal ajal tuvastada vähem kriitilisi ülesandeid, mida saate delegeerida või edasi lükata.

Siin on neli tegurit, mida nende kahe vahel valides arvestada.

1. Prioriteetide seadmine

Prioriteetide seadmine ülesannete nimekirja koostamisel hõlmab tavaliselt kõigi ülesannete üleskirjutamist tähtsuse järjekorras ja nende läbitöötamist selles järjekorras. See meetod võib olla tõhus lihtsate ülesannete või lühikese ajaperioodiga projektide jaoks. Kuid keerukamate või pikaajalisemate projektide puhul ei pruugi see olla kõige tõhusam lähenemine.

Eisenhoweri maatriks läheneb prioriteetide seadmisele erinevalt. See hõlmab ülesannete kategoriseerimist nelja erinevasse kvadranti, lähtudes nende kiireloomulisusest ja tähtsusest:

1. Ülesanded, mis on mõlemad kiireloomuline ja oluline, näiteks lühikese tähtajaga projekt.
2. Ülesanded, mis on oluline, kuid mitte kiireloomuline, näiteks pikaajaline planeerimine või oskuste arendamine.
3. Ülesanded, mis on kiireloomuline, kuid mitte oluline, nagu ülesanded või koosolekud, mida saab delegeerida või edasi lükata.
4. Ülesanded, mis on pole kiireloomuline ega oluline, nagu madala prioriteediga ülesanded.

Sel viisil ülesandeid kategoriseerides võib Eisenhoweri maatriks aidata teil kõigepealt keskenduda ja tähelepanu pöörata kõige olulisematele ülesannetele ning vältida vähem kriitiliste ülesannete pidurdamist.

2. Kiireloomulisus vs. Tähtsus

Enne ülesannete kategoriseerimist peate neid mõistma ja eraldama nende kiireloomulisuse ja tähtsuse alusel. Analüüsige iga ülesannet, mida peate tegema, selle järgi, kes ja millal seda tegema peab. Küsimus "kes" aitaks teil mõista, kui oluline see on. Kui see nõuab teie isiklikku tähelepanu, pidage seda väga oluliseks.

Küsimus „millal” aitaks teil kindlaks teha, kui kiireloomuline ülesanne on, et saaksite otsustada, kui kaua teil on tähtajani aega. Teine asi on õppida eristama ja eraldama kiireloomulisi ja olulisi ülesandeid viis tootlikkuse suurendamiseks, tehes rohkem lühema ajaga.

Kui ülesannete nimekiri on peamiselt ülesannete meeldetuletus, siis Eisenhoweri maatriks pakub raamistikku ülesannete tähtsuse järjekorda seadmiseks nende kiireloomulisusest ja tähtsusest lähtuvalt. Pidage meeles, et see ei sisalda parameetreid maatriksi enda ülesannete "kes" ja "millal" otsustamiseks. Seda saab aga selliste otsuste tegemiseks tõhusalt kasutada.

Näiteks ülesande kiireloomulisust hinnates saate kindlaks teha, kas see nõuab viivitamatut tähelepanu või saab selle ajastada hilisemaks ajaks. Samamoodi saate ülesande olulisust arvesse võttes otsustada, kas seda tuleks käsitleda isiklikult või delegeerida kellelegi teisele.

Kuigi Eisenhoweri maatriks ei hõlma neid aspekte selgesõnaliselt, pakub see praktilist metoodikat nende lisamiseks ülesannete haldamisse. Seetõttu saab Eisenhower Matrixi kasutusjuhtumit laiendada üksnes prioriseerimisest ja hilisemast abist otsuste tegemine ülesannete delegeerimise ja ajastamise osas, valdkonnad, kuhu traditsioonilised ülesannete nimekirjad võivad langeda lühike.

3. Paindlikkus

Kui kasutate ülesannete nimekirja, on teil pidev surve teha kõiki eelseisvaid ülesandeid kindlas järjekorras. Ülesannete loendi korraldamine tegevusüksuste abil tähendab ka selle pidevat uuendamist ja ülesannete ümberkorraldamist lähtuvalt muutuvast kiireloomulisusest või tähtsusest.

Veelgi enam, kui teil on lühike tähtaeg, ei jää teil aega oma ülesandeid sel viisil analüüsida ja võite lõpuks töötada nende kõigi kallal, jättes tähelepanuta ülesannete nimekirja eelised.

Kui seate Eisenhoweri maatriksiga ülesanded tootlikkuse huvides prioriteediks, annab see teile paindlikkuse valida nende tähtsuse ja kiireloomulisuse alusel. Kui teil on vabadus valida asju, mis tuleb kiiresti ära teha, saate paindlikkuse teha muid mittekiireloomulisi ülesandeid oma tingimustel.

Jaotades oma ülesanded erinevatesse kiireloomulisuse ja tähtsuse nelinurkadesse, saate kõik oma ülesanded ette planeerida. Samuti aitab see teil kõigi ülesannete jaoks aega jaotada, tagades, et midagi olulist ei libiseks läbi.

4. Ajaline pühendumine

Ülesannete loendi abil märgite ülesanded loendist välja, kui neid täidate. Ehkki teie peas võib endiselt olla muid olulisemaid ülesandeid (mis võib põhjustada keskendumisvõime puudumist), nõuab praegune ülesanne teie täielikku tähelepanu.

Eisenhower Matrix süsteem aitab teil keskenduda oma aja ja tähelepanu esimese nelinurga alla kuuluvatele ülesannetele. See aitab teie töövoos kriitilisi ja lisaväärtust loovaid ülesandeid maha lüüa ja need õigeaegselt lõpule viia, aidates teil vältida ajaplaneerimise vigu samuti.

Õige ajahaldusmeetodi valimine

Võtame näiteks lühikese tähtajaga projekti lõpuleviimise. Ülesannete loendis on teie ülesanded lihtsas kronoloogilises järjekorras. Eisenhoweri maatriksiga aga langeksid kõige pakilisemad ja olulisemad ülesanded esimesse kvadrandi, mis näitab nende kiireloomulisust ja tähtsust.

Seejärel on teil teine ​​kvadrant, kus teil võib olla pikaajaline planeerimine või oskuste arendamine. Neid ülesandeid saab teha järk-järgult, kuna need võtavad rohkem aega. Kuigi nendel ülesannetel ei pruugi olla vahetut tähtaega, on need pikas perspektiivis edu saavutamiseks üliolulised ja hädavajalikud.

Kolmandasse kvadrandisse kuuluvad ülesanded saab delegeerida oma alluvatele, et tagada nende täitmine tähtaja jooksul. Näiteks võite soovida, et mõned dokumendid edastataks teie kliendile enne tööpäeva lõppu. Saate ülesande delegeerida kullerile, veendudes, et ülesanne saab õigeaegselt tehtud ilma teie aktiivse osaluseta.

Neljandasse kvadrandisse kuuluvaid ülesandeid saab nii delegeerida kui ka edasi lükata, kuna see ei ole prioriteetne ega oluline ülesanne. Näiteks uute kontoritarvete ostmine. Kui traditsiooniline ülesannete nimekiri tuletab teile meelde ainult kõiki teie ülesandeid, siis Eisenhower Matrixi süsteem aitab teil esmalt keskenduda olulistele ja kiireloomulistele ülesannetele.

Tehke oma kiireloomulised ülesanded Eisenhoweri maatriksiga

Ülesannete loend aitab säästa aega lühiajaliste ülesannete täitmisel, mis ei kordu, näiteks kontroll- või toidukaupade loend. Eisenhower Matrixi süsteem aitab teid aga ülesannete puhul, mis korduvad või jätkuvad järk-järgult.

Saate valida ja otsustada, mida, millal ja kuidas ülesandeid teha ning veenduda, et ülesanded tehakse õigeaegselt ja viivituseta.