Kuidas kirjutada professionaalse puhkusetaotluse meili (koos mallidega)

Puhkuse aja kinnitamine on raske. Kuid kindel puhkusesoovi e-kiri võib aidata teil palju vajalikku vaba aega kindlustada. Professionaalne puhkusetaotluse e-kiri nõuab, et uuriksite eelnevalt ettevõtte puhkusepoliitikat.

Samuti peate üles kirjutama kogu vajaliku teabe, sealhulgas puhkuse kuupäevad, oma strateegia ja kõik teisesed kontaktiviisid. Siin on üksikasjalik juhend professionaalse puhkusetaotluse meili kirjutamiseks koos mallidega, mis aitavad teil alustada.

Mida teha enne puhkusetaotluse meili kirjutamist

Siin on mõned asjad, mida peate enne puhkusetaotluse meili kirjutamist tegema.

Uurige ettevõtte puhkusepoliitikat

Erinevatel ettevõtetel on puhkusetaotlustega seotud protseduurid ja juhised erinevad. Nende standardite järgimine on oluline, kui soovite, et teie puhkusetaotlus kinnitataks. Seega peate eelnevalt oma ettevõtte puhkusepoliitikat uurima.

See annab teile teada, kui varakult peate puhkusepäevade taotlemisel ette teatama. Samuti aitab see teil välja selgitada, mitu puhkusepäeva teil on teie asjaolude põhjal õigustatud.

Konsulteerige oma kaastöötajatega

Enne puhkuse taotlemist on väga oluline rääkida oma töökaaslastega. Vestelge nende saadavuse üle nendel päevadel, mil te lahkute, et vältida töövoo võimalikke kitsaskohti.

Samuti on hea mõte vestelda ettevõtte poliitikast ja juhtkonna suhtumisest puhkusesoovidesse. Kes teab, töökaaslane, kellel on puhkusetaotluste koostamisel varasemaid kogemusi, võib aidata teil võitnud apellatsiooni kirjutada.

Mainige seda eelnevalt juhuslikult

Ei ole hea mõte oma ülemust pimestada e-kirjaga, milles palutakse puhkust. Seega kaaluge oma plaanidest neile eelnevalt juhuslikku mainimist.

See võib olla otsekohene või peenem, olenevalt suhtlusstiilist, mida teie ülemus eelistab. Selliste väikeste asjade teadmine oma ülemuse kohta on oluline, kui soovite parandada oma suhteid ülemusega.

Kui mainite juhuslikult oma plaane puhkusele minna, on teie ülemusel aega töövoogu kohandada. Samuti saavad nad vajadusel planeerida lisavahetusi, et teie puudumist korvata.

Kuidas kirjutada professionaalse puhkusetaotluse meili

Siin on samm-sammuline juhend puhkuseaega taotleva professionaalse meili kirjutamiseks:

1. Alustage õigest teemarealt

Valige oma meili jaoks selge ja lühike teemarida. Teemarea eesmärk on saada aru teie meili kavatsusest, mis antud juhul on puhkuseaja taotlemine. Seega võite kasutada midagi sellist nagu „Puhkepäevade taotlus” või „Puhkusetaotlus”. Nii saab teie ülemus lühidalt aru, millega teie meil on.

2. Otse asja juurde

Peate asuma otse asja juurde, kui kirjutate oma puhkusetaotluse meili esimesi ridu. Kirjutage viisakalt ja öelge oma ülemusele, et vajate puhkust.

Kuigi te ei pea avaldama puhkuse taotlemise põhjuseid, võite need kirja panna, kui teil on oma ülemusega lähedane suhe. Kuid kui annate oma ülemusele ette vaid lühikese etteteatamise, on hea mõte oma asjaolud avalikustada, olenemata sellest, kui lähedane olete ülemusega.

3. Ärge unustage kuupäevi

Järgmiseks peaksite lisama täpsed kuupäevad, millal te töölt lahkute. Kui mainisite teemareal oma puhkuse kuupäevi, kontrollige veel kord, et need vastaksid meili sisus olevatele kuupäevadele. Kui teie ettevõttel on tasulise puhkuse poliitika, mainige kindlasti, mitu tundi te õhku tõusete.

4. Täpsustage oma strateegiat

Meili strateegiajaotises annate oma ülemusele teada, kuidas teie tööga tegeletakse, kui olete eemal. Peaksite rääkima, milliste projektidega te praegu töötate ja milliseid kohustusi need projektid kaasa toovad.

Hea mõte on meili koostamise ajal loetleda kõik ülesanded, millega töötate. Seejärel mainige, milliseid ülesandeid saate enne soovitud puhkeaega täita ja milliseid mitte.

Lisaks öelge neile, milliseid ülesandeid te delegeerite ja millised on nende tähtajad teie äraoleku ajal. See teave peaks sisaldama teie kohustustega tegeleva kolleegi või meeskonna nime ja kontaktandmeid.

Enne puhkust töölt lahtiühendamine on hea mõte. Kui aga soovite, et teie organisatsioon saaks teiega puhkuse ajal ühendust võtta, kaaluge jaotise lisamist eelistatud suhtlusviisi kohta.

Märkige üles aeg, mille jooksul olete selles kontaktirežiimis saadaval. Soovi korral võite lisada ka hädaabinumbri juhuks, kui ettevõttel on vaja ühendust võtta nendel tundidel, mil te ei ole soovitud viisil kättesaadav.

6. Avaldage oma tänu ja avatust kõikidele küsimustele

Tavaline on e-kirja lõpetamine, öeldes ülemusele, et olete avatud kõikidele küsimustele. Selle hõlbustamiseks saate lisada eelistatud töökontakti, nt tööalase e-posti aadressi. Võite isegi oma ülemusele öelda, et olete valmis näost näkku vestlema, kui vaja.

Puhkusetaotluse e-kirja lõpetamisel ärge unustage tänada oma ülemust, et ta andis teile aega. Lihtne "aitäh". piisab.

Puhkusetaotluse meilimallid

Siin on mõned puhkusetaotluse meilimallid, mis aitavad teil oma apellatsiooniga alustada.

Mall 1:

Teema: [Teie nimi] Puhkusetaotlus

Kallis [bossi nimi]!

Loodetavasti leiab see e-kiri teid hästi üles.

Soovin taotleda puhkuseaega vahemikus [insert date] kuni [insert date]. Lõpetan kõik oma projektid enne taotletud puhkuseaja alguskuupäeva. Lisaks on [sisesta kaastöötaja nimi] nõustunud minu äraoleku ajal minu tööga tegelema.

Kui soovite puhkuse ajal hädaabikõnet võtta, võite helistada minu mobiiltelefoni numbril [sisestage telefoninumber]. Kui teil on küsimusi, võtke minuga julgelt ühendust, kasutades minu töömeili: [insert email address].

Täname teid teie aja eest.

[Sinu nimi]

Loe rohkem

Mall 2:

Teema: [Teie nimi] Puhkuseaja taotluse e-post

Kallis [bossi nimi]!

Päeva tervitused!

Saadan meili, et taotleda puhkuse aega vahemikus [insert date] kuni [insert date]. Vajan seda puhkust, sest [sisesta põhjus]. Olen määranud oma pooleliolevad projektid ja ülesanded [sisesta kaastöötaja nimi], kes on nõustunud minu äraoleku ajal minu projekte vastu võtma.

Ka minu meeskond on nõustunud katma minu töö puhkusepäevadel. Selle puhkeaja jooksul ei saa ma ühendust võtta, kuid kui vajate mind kiiresti, võite mulle helistada numbril [insert phone number].

Kui teil on lisaküsimusi, võite minuga ühendust võtta aadressil [insert email address].

Täname teid teie aja eest.

[Sinu nimi]

Loe rohkem

Mall 3:

Teema: [Teie nimi] Puhkuse vaba aja taotlemine vahemikus [kuupäev] kuni [kuupäev]

Kallis [bossi nimi]!

Loodan, et sul on kõik hästi.

Nagu me varem arutasime, soovin ma taotleda puhkust vahemikus [insert date] kuni [insert date]. Lõpetan oma tähtajalised projektid pärast puhkuselt naasmist. Vahepeal on mu meeskond nõustunud minu äraoleku ajal minu töö enda peale võtma.

Kui teil on minu taotluse kohta küsimusi, saatke mulle meil aadressil [insert email]. Kui teil on vaja minuga ühendust võtta, kui ma ära olen, võite helistada minu mobiiltelefoni numbril [insert phone number].

Ootan teie vastust järgmistel päevadel.

Täname teid teie aja eest.

[Sinu nimi]

Loe rohkem

Puhkuseaja taotlemine ei tohiks olla väljakutse

Teie puhkusetaotluse vastuvõtmise tagamiseks uurige kindlasti oma ettevõtte puhkusepoliitikat. Meili kirjutades pidage kinni eesmärgist ja täpsustage, kuidas teie tööga teie äraolekul tegeletakse.

Samuti öelge oma ülemusele, kuidas nad saavad teiega hädaolukorras ühendust võtta. Samuti on hea mõte teavitada oma ülemusi enne puhkusetaotluse meili saatmist. See takistab neil pimedaks jäämast või meili kogemata ignoreerimist.