Vaatamata sellele, et see on tööviljakuse tööriist, on e-post tööajal suur tähelepanu hajutaja ja takistab tähtsamate ülesannete täitmist. Teil võib isegi olla kombeks kontrollida oma e-kirju alati, kui teatis tuleb.
Sellised tavad takistavad teie tegevust ja takistavad eesmärgi saavutamist. Tootlikkuse maksimeerimiseks võite e-posti kasutamise kontrollimiseks kasutada järgmisi lähenemisviise.
1. Ärge alustage oma päeva postkastiga
Hommikul peaksite kaaluma oma prioriteete, teha ülesandeloend päevaks ja keskenduge kõige olulisemale ülesandele, muretsemata teiste inimeste taotluste pärast. Nii ahvatlev kui see on, kui kontrollite hommikul oma e-kirju, suunab see teie tähelepanu.
Seotud: Digitaalne vs. Paberist ülesandeloend: kumb on parem?
Teie meel on segaduses võimalike vastustega e-kirjadele ja selle tagajärjel kannatab teie tegelik töö. Varahommikul e-kirjadele vastamine annab inimestele teada, et olete juba saadaval. Seega peate oma päeva alustama tööle keskendudes, mitte meilidele.
2. Tühjendage postkast regulaarselt
Igale saadetud meilile pole vaja vastata. Kuid peate iga e-kirja töötlema, et postkast oleks täis lugemata kirju. Vastasel juhul ei leia te vajalikku e-posti aadressi. Saate hoida postkastis hulgi lugemata kirju järgmiselt.
- Tehke: Kui e-kirjas palutakse mis tahes toimingut, mis võtab vähem kui kaks minutit, tehke see kohe.
- Delegaat: See ei tähenda tingimata vastutuse üleandmist kellelegi teisele. Nii saate ülesande edastada õigetele inimestele.
- Lükake edasi: Kui e-kiri ei vaja kiiret vastust, võite vastamise paremaks ajaks lükata.
- Kustuta: Segaduse ja segaduse vältimiseks peaksite kellelegi teisele delegeeritud või mittekriitilised kirjad kohe kustutama.
3. Hoiduge kõigi e-kirjade kopeerimisest kõigile
E-kirjade kopeerimine võib olla mõnikord vajalik, kuid see tähendab tavaliselt pommitamist vastustega, millel pole midagi pistmist. E-kirja saatmise ajal ärge lisage väljale CC rohkem kui kahte isikut.
Kui teie kolleegid edastavad teile e-kirju, mis sisaldavad teavet, mida te ei pea teadma, võite saada ka mittevajalikke e-kirju. Sellisel juhul peaksite teavitama oma meeskonda, et vastaks kõigile individuaalselt, välja arvatud juhul, kui nad jagavad teavet, mida kõik peavad teadma.
4. E-posti kontrollimine pakettidena
E-posti kasutajaid on kahte tüüpi: Esimene tüüp sõltub märguannetest ja kontrollib e-posti saabumisel kohe. Teist tüüpi saatjatel on kindel aeg kontrollida kõiki partiisid sisaldavaid e-kirju, et nad saaksid selle ülejäänud päevaks unustada.
Oma ülesannete tõhusaks täitmiseks peate olema teine tüüp. Pange oma reeglid aja kontrollimiseks.
Üks parimaid meetodeid e-posti postkasti kontrolli alt väljumise ja kalli aja kokkuhoiu peatamiseks on sõnumite skriinimiseks kasutada välist abi. Nutikas võimalus e-kirjade haldamiseks on kasutada selliseid tööriistu nagu Sanebox või Unroll.me.
Sanebox aitab teil oma e-posti postkasti sorteerida ja lahti lükata ning pääseda juurde ainult oluliste meilide jaoks. Kõik muud e-kirjad, mis jõuavad teie e-posti aadressini, suunatakse prügikasti või arhiivi. Koos lahti rullimisega. Mina, saate tühistada e-posti teel tellimised, mis pole vajalikud.
6. Valige suhtlemiseks uus töömudel
Tutvustades oma meeskonnaliikmete seas uudse suhtlusmudeli, võite vähem sõltuda e-kirjadest. Näiteks, saate kasutada projektijuhtimise tööriista grupisuhtluseks või leppige kokku lühike koosolek. Projektijuhtimistööriistade abil saate kõik vajalikud näpunäited koos projektiga loetletud.
Samuti saate ajastada telefonivestluse üks-ühele, et vältida pikka e-posti lõime. Koostöös ja reaalajas suhtlemiseks võite kasutada selliseid sõnumsideteenuseid nagu Lõtv, Parv, Yammerjne., et vajadusel oma meeskonnaga kiiresti ühendust võtta.
Seotud: Mis on lõtvus ja kuidas see töötab?
7. Täiustage oma e-posti etiketti
Et saaksite edukamalt segamatult rohkem asju teha, häälestage oma e-posti etiketid järgmiste näpunäidete abil:
- Kirjutage alati selge teemarida, mis määrab meilide teema. Seega ei jäta saaja e-kirju tähelepanuta ja te ei pea vastuse saamiseks täiendavaid e-kirju saatma.
- Ära kunagi jäta vahele oma meilide korrektuur enne tabamist Saada nuppu. See tagab, et kirjavigade tõttu pole vääritimõistmise võimalust.
- Veenduge, et teie e-posti allkiri sisaldab teie kontaktandmeid, näiteks telefoninumbrit. Seega saab saaja vajaduse korral teiega otse ühendust võtta.
8. Minge viivitusega
Võite sageli vastata e-kirjadele kohe, kui need saabuvad. Kuid see viib teie keskendumise ainult teie peamisest ülesandest eemale. Lõpetage kiirustamine e-kirjale vastamisega. Selle asemel võtke postkasti haldamiseks tund või isegi rohkem ja vastake vastavalt ajakavale.
Kui olete mures kiireloomuliste e-kirjade puudumise pärast, ei saa te sellisel juhul e-kirju. Hädaolukordade korral saate telefonikõne, mitte e-kirja.
9. Proovige meetodit "Yesterbox"
Tony Hsiehi loodud meetod soodustab vastamist ainult e-kirjale, kui need pole kiireloomulised. Selle tehnika põhireegel on eilse postkasti töötlemine tänase asemel. Muidugi loete kiiret meili, mis vajab viivitamatut tegutsemist, kuid mitte palju e-kirju ei kuulu sellesse kategooriasse.
10. Jätke uudiskirjadega hüvasti
Iga teie postkasti saabuv meil on samaväärne kontoga üks hajameelsuse hetk. Suur osa iga päev saadavatest meilidest on infolehed. Enamasti ei mäleta te isegi, millal tellisite uudiskirja ja miks.
Et hoida oma postkast puhtana ja vältida ebavajalike teadete saamist paaritu ajal, loobuge uudiskirjadest, mida te ei vaja. See loobumine võib võtta mõnda aega, kuid olete soovimatutest meilidest igavesti vaba. Kui te ei soovi ühestki postitusest ilma jääda, võite meili asemel alati RSS-voogu kasutada.
Teie produktiivsus on olulisem kui teie e-kirjad
Lõputust meilisõnumite kogumist piisab, et teid stressis ja hajameelseks muuta. Nende meetoditega oma e-posti harjumusi muutes saate peatada e-posti häirimise ja muutuda väga produktiivseks.
Siit saate teada, kuidas segadusteta tööjaam aitab teil tähelepanelikult töötada ja ülesandeid õigeaegselt täita.
Loe edasi
- Tootlikkus
- E-posti näpunäited
- Keskendu
- Tootlikkuse näpunäited
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast oluliste kogemuste omandamist tehnoloogia, rahanduse ja ettevõtluse alal töötleb oma eelmises töökohas IT-konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga kutse kirja. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnoloogiauudistest, armastab ta mängida Splinter Celli ja vaadata Netflixi / Prime Video'i.
Telli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, kus leiate tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e-raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Veel üks samm !!!
Palun kinnitage oma e-posti aadress meilis, mille me just saatsime.