Notionist on saanud fännide lemmik nii professionaalseks kui isiklikuks kasutamiseks ja sellel on mõjuvad põhjused. Sellel on hulgaliselt funktsioone, mis on kasulikud mitmesuguste asjade jaoks, alates lihtsate ülesannete loendite loomisest kuni sadade andmete jälgimiseni.
Nende vahvate funktsioonide hulgas on lihtne tabel ja tabeliandmebaas, mis sisuliselt kuvavad andmeid tabeli kujul. Kuigi nad näevad välimuselt sarnased, on nad tegelikult üksteisest erinevad. Vaatame nende tööriistade erinevusi ja seda, millal saate neid kasutada.
Mis on mõiste lihtne tabel?
Lihtne tabel rakenduses Notion on põhiline viis andmete tabelina korraldamiseks. Siin töötate sisuliselt ridade ja veergudega samamoodi nagu lihtsa arvutustabeliga. Saate ridu ja veerge ümber korraldada, uusi lisada, veeru laiust reguleerida ja esimesest reast/veerust muuta paksu teksti ja erineva taustavärviga päis.
Kui teile tundub, et tabel tundub teie maitse jaoks liiga lihtne, saate lahtrites oleva teksti vormindada ka kasutades saadaolevad valikud (teksti värv ja taust, paksus kirjas, kaldkiri, allakriipsutus, läbikriipsutus, kood ja võrrand). Lahtritesse saate isegi lisada emotikone ja sümboleid. Muud kasulikud asjad, mida saate lahtrisse lisada, hõlmavad linki lehele, kuupäeva, isikut ja meeldetuletust.
Kahjuks on see lihtsate tabelite puhul päris palju olemas. Teatud ridade või veergude sisu arvutamiseks ei saa andmeid sisuliselt sortida ega lahtritesse valemeid sisestada. Samuti ei saa lahtrites kasutada muud tüüpi andmeid, nagu märkeruudud ja protsendid.
Kuigi lihtne tabel ei paku palju funktsioone, on see siiski üsna mugav, eriti kui soovite vaid kuvada staatilisi andmeid organiseeritumalt.
Mis on mõistetabelite andmebaas?
Notioni tabeliandmebaas näeb pisut välja nagu lihtne tabel. Teil on ridu ja veerge, kuhu oma andmed paigutada, ning saate lisada nii palju ridu ja veerge, kui soovite. Erinevalt lihtsatest tabelitest on tabeliandmebaasidel aga palju rohkem funktsioone.
Esiteks on tabeliandmebaas selle sisu osas paindlik. Te ei piirdu tavalise teksti, kuupäevade, meeldetuletuste, lehtede linkide ja inimestega. Saate lahtrisse väga vabalt lisada muid atribuute, nagu numbreid, märkeruutusid, e-kirju, URL-e, telefone ja isegi faile.
On ka täpsemaid omadusi, nagu valemid, mis arvutavad konkreetsete lahtrite sisu, seosed mis seovad andmebaasi teise andmebaasiga, ja koondkokkuvõte, mis on arenenum arvutustüüp andmebaasi.
Tabeliandmebaas võib muuta ka oma vormi. Kui teile tundub, et teie andmeid saaks paremini korraldada kui tabel, saate need hõlpsalt muuta tahvliks, ajaskaalaks, galeriiks, loendiks või kalendriks. Tahvli vaade sarnaneb Kanbani tahvliga, kuna see korraldab teie andmed oleku järgi.
Ajaskaala vaade seevastu näeb välja nagu Gantti diagramm, mis esitab ülesannete ajakava. Kalendrivaates kuvatakse ka ülesannete ajakava, kuid ajaskaala asemel kuvatakse terve kuu. Loend ja galerii on just need, mida nende nimed viitavad: loendivaates kuvatakse andmed loendina, galeriivaates aga nagu fotode galeriina.
On ka teisi täiustatud Notioni andmebaasifunktsioonid saate kontrollida, nagu filtrid, sorteerimine ja lingitud andmebaas.
Millal kasutada lihtsat mõistetabelit
Lihtsat tabelit on kõige parem kasutada staatiliste andmetega töötamisel, mis ei vaja erilist käsitlemist (nt arvutused ja seosed). Oletame, et vajate oma andmete korralikku ja organiseeritud esitlust ilma andmebaasi keeruliste nuppude ja tööriistadeta. Lihtsad tabelid saavad sellega suurepäraselt hakkama.
Nad on ka väga algajasõbralikud. Kui olete Notioni uustulnuk, tunnete end tõenäoliselt andmebaaside kellade ja vilede pärast hirmununa. Selle asemel, et end võõraga üle koormata Mõistete terminoloogiad andmebaasides saate lihtsalt lülituda lihtsatele tabelitele ja liikuda andmebaaside juurde.
Mõistete lihtsate tabelite kasutusjuhtumite näidised
Siin on mõned näited, et anda teile parem ülevaade lihtsate tabelite kasutamise kohta.
- Ruumi määramine
- Tunniplaan
- Toidukaupade nimekiri koos kogustega
- Ajurünnak
- Mõistete määratlus
- Võrdlus
- Klassi aruanne
- Läbivaatamise ajalugu
Millal kasutada mõistetabeli andmebaasi
Tabeliandmebaas võib olla kasulik olukordades, kus vajate enamat kui lihtsalt põhiandmete esitamist. Kuna te kasutate andmeid selle asemel, et neid lihtsalt kuvada, on teil vaja rohkem funktsioone. Siin tulevad pildile tabeliandmebaasid.
Need on eriti kasulikud korduvate kategooriliste komponentidega teabe hõivamiseks. Üks näide on töötajate kataloog, kuhu sisestate tõenäoliselt rohkem kui üks kord samu andmeid asukoha, rolli ja osakonna kohta. Selle asemel, et üksust ikka ja jälle tippida, saate lihtsalt kasutada tabeliandmebaasi atribuuti Select.
Need lisaatribuudid võivad samuti aidata teil andmeid paremini mõista või neid selgemalt kuvada. Näiteks saate töötajaid sortida asukoha järgi või filtreerida neid rollide järgi. Kui kasutasite selleks lihtsat tabelit, peaksite asukohta ja rolli käsitsi kontrollima ning andmed vastavalt ümber korraldama.
Mõistete tabelite andmebaasi kasutusjuhtumite näidised
Tabeliandmebaase soovitatakse ka projektide ja ülesannete haldamiseks, täpipäevikute koostamiseks ja isegi lihtsate CRM-ide loomine Notionis. Muud tabeliandmebaaside märkimisväärsed kasutusjuhtumid on järgmised:
- Hoidla
- Teekaart
- Eelarve jälgija
- Kontakthaldur
- Koosoleku märkus
- Eesmärkide jälgija
- Sisukalender
- Reisiplaneerija
Parem andmekorraldus Notioni lihtsa tabeli ja andmebaasiga
Vaatamata nende ilmsetele erinevustele on lihtsatel tabelitel ja tabeliandmebaasidel üks eesmärk: korraldada andmeid nii, et see oleks kasutajale või lugejale kõige paremini arusaadav. Te kohtate olukordi, kus lihtne tabel võib suurepäraselt töötada, kuid on juhtumeid, eriti kontoris, kui vajate tabeliandmebaase.
Teie õnneks muudab Notion mõlemaga töötamise lihtsaks ja parim osa on see, et saate hõlpsalt teisendada ühe teiseks (muundada lihtsa tabeli tabeliandmebaasiks ja vastupidi). Nii ei pea te muretsema vale tööriistaga alustamise pärast, kuna saate selle lihtsalt mõne klõpsuga teiseks muuta.
