10 põhioskust, mida vajate mis tahes PDF-faili haldamiseks

PDF on dokumentide jaoks kõige laialdasemalt kasutatavate failivormingute hulgas, alates CV-dest ja ametlikest vormidest kuni e-raamatuteni. Sellegipoolest on oluline, et teil oleks põhioskused PDF-failide käsitlemiseks. Allpool käsitleme koos teiega mõnda olulisemat.

1. Muutke PDF-i teksti

Üks kõige masendavam PDF-i kasutamisel on see, kui teil on vaja seda redigeerida või värskendada. See võib juhtuda siis, kui inimesed teisendavad Exceli, Wordi või PowerPointi faili enne selle teile saatmist PDF-iks.

Vaikimisi ei saa te PDF-e muuta, välja arvatud juhul, kui algfail on muudetavas vormingus ja redigeerige seda seal enne PDF-faili teisendamist. Asjad muutuvad keeruliseks, kui teil pole algset faili.

Õnneks on selle masendava piirangu ületamiseks mõned lahendused. Kuna Adobe lõi PDF-i, on lihtsalt mõistlik, et neil on selle redigeerimiseks tööriist. PDF-i redigeerimiseks vajate aga Adobe Acrobati täisversiooni. Kui teil on see olemas, saate PDF-i redigeerida, tehes järgmist.

1. Käivitage Akrobaat ja avage fail.
2. Klõpsake nuppu Redigeeri PDF-i tööriist paremal paanil.
3. Kasutage teksti lisamiseks ja redigeerimiseks, sealhulgas teksti fontide muutmiseks Acrobati redigeerimistööriistu.
4. Kui olete valmis, klõpsake Salvesta.

Kui teil pole juurdepääsu Adobe Acrobatile, saate seda kasutada Adobe'i tasuta veebipõhine PDF-redaktor. Kui leiate, et selle funktsioonid on piiratud, võite proovida ka muud tarkvara, näiteks PDFelement. Teine võimalus on muuta PDF redigeeritavaks vorminguks, näiteks Wordi dokumendiks. Pärast vajalike muudatuste tegemist teisendage see PDF-failiks.

2. Salvestage konkreetne leht

Enamik PDF-faile sisaldab palju lehti. Kui vajate failist vaid mõnda lehekülge, saate need ekstraktida ja uue PDF-failina salvestada. Kui kasutate Maci, saate seda teha Lisage, eemaldage või ekstraktige PDF-failist lehti eelvaate abil. Selleks tehke järgmist.

1. Avage PDF eelvaatega. Veenduge, et külgriba oleks olemas. Tehke seda minnes aadressile Vaade > linnuke Kuva alati külgriba.
2. Valige lehed, mida soovite ekstraktida. Control-klõpsake ja valige Ekspordi kui kontekstimenüüs.
3. Sisestage faili nimi ja kuhu soovite selle salvestada. Klõpsake Salvesta.

Kui olete Windowsi kasutaja:

1. Avage fail. Valige Fail > Prindi.
2. Valige lehed, mida soovite salvestada, sisestades lehed. Kui leheküljed ei ole järjestikused, eraldage need komadega (nt. 2, 5, 7 ).
3. Klõpsake PDF > valige Salvesta PDF-ina rippmenüüst.
4. Vali Salvesta.

3. PDF-failide teisendamine

Saate teisendada PDF-faile sellistesse vormingutesse nagu TXT, HTML, DOCX ja pildifailitüüpe, nagu PNG ja JPG. Töölaual on selleks palju võimalusi. Näiteks saate oma Macis kasutada eelvaadet PDF-i teisendamiseks erinevat tüüpi pildifailideks.

1. Avage PDF-fail eelvaates.
2. Valige Fail > Ekspordi. Valige kõrvalolevast rippmenüüst eelistatud vorming Vorming. Võite vajutada Võimalus rohkemate failivormingute valikute vaatamiseks.

Kuna Windowsil pole eelvaate vastet, tuleb kasutada lahendust Adobe'i tasuta PDF-i konverter või kolmanda osapoole rakendused. Sa saad ka kasutage PDF-i Wordiks teisendamiseks Google Drive'i.

4. Salvestage veebilehed PDF-failidena

Veebilehtede PDF-failidena salvestamine on mugav, kui eeldate, et teil pole Interneti-ühendust, kuid vajate siiski juurdepääsu teatud veebilehtedele. Õnneks võimaldab enamik brausereid salvestada veebilehti PDF-failidena.

Kui kasutate Google Chrome'i, vajutage Ctrl + P Windowsis või Cmd + P Macis. Valige kindlasti Salvesta PDF-ina kui Sihtkoht ja vajutage Salvesta.

Vahepeal on neid mitu võimalust veebilehtede salvestamiseks Safaris PDF-failidena, olenevalt teie eelistusest. Lihtsaim viis veebilehe salvestamiseks PDF-vormingus Safaris on kasutada järgmist meetodit.

1. Avage Safaris veebileht, mille soovite salvestada.
2. Klõpsake nuppu Fail menüü.
3. Valige Ekspordi PDF-ina...
4. Sisestage dialoogiboksi PDF-faili nimi ja valige selle salvestamise koht.
5. Klõpsake nuppu Salvesta nuppu.

Saate selle ka sisse salvestada Lugeja vaade et kõrvaldada tarbetu veebisegadus või salvestada see täpselt nii, nagu see brauseris välja näeb.

5. Looge PDF-portfell

Kuna PDF-fail toetab laia valikut failitüüpe, saate luua PDF-portfelli, et liita erinevad failitüübid üheks integreeritud PDF-üksuseks. PDF-portfell võimaldab failidel säilitada oma individuaalse identiteedi, kuid kogutakse ühte PDF-faili.

PDF-portfellis saate avada, vormindada ja redigeerida iga komponendifaili teistest portfellis olevatest failidest sõltumatult. Kui redigeerite mitte-PDF-faili, avaneb fail, näiteks arvutustabel, oma PDF-portfellist oma rakenduses. Seejärel salvestab see kõik teie portfellis tehtud muudatused.

Hoiatus on see, et saate seda teha ainult Adobe Acrobatis. Muud sarnased tööriistad hõlmavad Nitro PDF-i redaktor ja PDFelement. Kui teie töölaual on Adobe Acrobat, tehke PDF-portfelli loomine järgmiselt.

1. Avatud Akrobaat > Fail > Loo.
2. Valige PDF-portfell.
3. Lohistage failid dialoogiboksi või klõpsake nuppu Lisa failid ja valige saadaolevate valikute hulgast.
4. Klõpsake Loo.
5. Failide ümberkorraldamiseks ja eemaldamiseks liigutage vasakpoolsel paanil failide pisipilte.

6. Ühendage PDF-id

Kui teil pole probleeme kõigi failide PDF-vormingusse teisendamisega, võite kasutada Adobe Acrobati Kombineeri failid tööriist. See teisendab kõik muud failitüübid PDF-vormingusse ja liidab need. Kui teil pole Adobe Acrobati, on lahendusi. Saate oma Macis olevad pildid ja PDF-failid ühendada üheks PDF-iks.

Selleks valige üksused, topeltklõpsake kontekstimenüü kuvamiseks ja valige Kiired toimingud > Looge PDF. See aga ei tööta, kui lisate Wordi dokumendid ja arvutustabelid. Kui kavatsete neid failitüüpe lisada, peate need enne ühendamist PDF-vormingusse teisendama.

Võite ka kasutada Adobe'i tasuta PDF-ide liitmise tööriist.

7. PDF-lehtede pööramine ja kärpimine

Mõnikord sobib konkreetne vaade (portree või rõhtpaigutus) PDF-dokumendi tekstiga paremini. Lihtne viis tekstivaate muutmiseks on lehe või kogu dokumendi pööramine. Õnneks on enamikul PDF-lugejatel see funktsioon olemas. Lihtsalt avage dokument lugejaga ja otsige üles Pöörake valik.

Kui kasutate Adobe Acrobati, võite vajutada Tõstuklahv + Ctrl + pluss (+) päripäeva pööramiseks ja Tõstuklahv + Ctrl + miinus (-) vastupäeva pööramiseks. Teise võimalusena võite proovida Adobe'i tasuta PDF-i pööramise tööriist.

Macis saate kasutada eelvaadet PDF-faili lehtede pööramiseks. Avage PDF-fail eelvaates, valige külgribal konkreetsed või kõik lehed, seejärel klõpsake nuppu Pööra tööriista tööriistaribal.

8. Redigeerige konfidentsiaalne teave

Üks viga, mida paljud inimesed teevad, kui nad üritavad kaitsta dokumentide osades olevat tundlikku teavet (nt litsents numbrid ja kontaktandmed), kasutades märgistustööriista ja joonistades musta ristküliku täistäidisega neid.

Parim viis selle teabe katmiseks on redigeerimistööriist, mis on enamikus PDF-tarkvarades olemas. Selle asemel, et varjata teksti või pilte, asendavad need valitud alad piksli haaval, kasutades redigeerimistäitmist.

9. Parooliga kaitstud PDF-failid

PDF-failid muudavad jagamise palju lihtsamaks, kuid teil on oht, et need võivad sattuda valedesse kätesse. PDF-failide parooliga kaitsmine krüpteerib teie dokumendi sisu ja nõuab, et adressaadid sisestaksid enne juurdepääsu saamist parooli.

Nagu enamik ülalmainitud funktsioone, võimaldab enamik PDF-lugejaid lisada oma dokumendile parooli. Kui teil pole PDF-lugejat, saate seda kasutada Adobe tasuta PDF-i paroolikaitsetööriist või looge Wordis parooliga kaitstud PDF-fail.

10. Lisa vesimärke

Vesimärkide lisamine PDF-failidele on lihtsaim viis oma intellektuaalomandi kaitsmiseks. Samuti teavitab see inimesi, kas dokument on originaal või koopia. Nende lisamine võib toimida ka "templitena" ja suurendada kaubamärgi tuntust.

Enamik PDF-lugejaid nõuab selle funktsiooni jaoks natuke raha. Õnneks on tasuta viise vesimärgi lisamiseks oma PDF-failidele veebis.

Hallake oma PDF-faile

Õigete tööriistade ja tehnikatega, alates redigeerimisest kuni turvamiseni, saate PDF-dokumentides hõlpsalt navigeerida ja optimeerida. Nende oskuste kasutamine võib aidata suurendada teie tõhusust ja tootlikkust digitaalse dokumendihalduse osas.